# Lõputöö analüsaator

# Tekstianalüüsi tulemused

Lausete arv: 649 - Sõnade arv: 8296

Analüüsiks kulunud aeg: 324.66 sekundit

Uus analüüs

##### Tekstis ei leidu mina- või meie-vormi.

##### Järgnevaid lauseid võib pidada liiga pikaks:

6 Üheksandas peatükis tuuakse välja nõuded, millele peaks vastama uus puhkuste ajakava koostamise funktsionaalsus, viiakse läbi kavandatava süsteemi riskianalüüs ja antakse soo-vitusi, mismoodi võiks käesoleva töö tulemusi rakendada praktikasse.

Uuring viidi läbi, kui oli möödunud kaks aastat süsteemi juurutamisest, see oli sellise uuringu jaoks väga hea aeg, kuna alla kahe aasta kasutuses olnud süsteeme ei peeta küllalt küpseteks ja vanemad kui kolm aastat on juba saavutanud stabiilse kasutatavuse [5].

Praktikas on seda sageli päris raske teha, sest paljud töötajad tahavad puhata just suvel, tööandja huvides on samal ajal, et ei tekiks olukorda, et töö tegemine märgatavalt kannatab töötajate puhkusel viibimise tõttu.

Enne puhkuste ajakava koostamist on töötajal võimalik puhkusele jääda vaid poolte kokku-leppel, sest kuna puhkuste ajakava koostamise tähtaeg on 31.märts, siis ei saa enne seda öelda, et see on koostamata ja töötaja ei saa kasutada õigust minna puhkusele teatades sellest 14 kalendripäeva ette.

Veebiuuringu põhjal saadud ülevaade ei ole kahjuks kuigi ülevaatlik, aga võib arvata, et nendes kõikides keskkondades on võimalik töötajatel teha puhkuseavaldusi, mida juhid saavad kinnitada, töötajate töögraa-fiku vaatamiseks on olemas tabelvaade.

Puhkusetaotluse tagasi võtmine Töötaja valib taotluse tagasi võtmise, sisestab põh-jenduse ja esitab, sellega tühistatakse kõik seni antud kooskõlastused ja saadetakse e-kirjad kõigile, kelle antud kooskõlastus tühistati.

Selline lahendus töötab hästi, kui on väikesed töötajate rühmad, kes tunnevad üksteise tööd, on nõus üksteist asendama ja lepivad ise omavahelised asendamised kokku.

Sellest tekib oht, et töötaja, kes on nõus teistele vastu tulema, koormab ennast liiga üle ja pärast ei suuda kõiki asendada, kelle asendajaks ta on määratud.

Kui liikuda hiirega puudumise märgistatud alale, siis ava-neb hüpikaken, kus on kirjas puudumise liik, kuupäevade vahemik ja märge selle kohta, kui puudumine on alles koostamisel või kinnitamisel; juhul kui on määratud asendaja, siis ka asendaja nimi.

Automaatkontrolli rakendamine tagamaks, et vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid oleks vajadusel tööl Automaatkontrolli saaks rakendada selleks, et süsteem vastaks eelnevalt kirjeldatud vajadu-sele: kuna tööandja huvi on, et vastavalt vajadusele oleks teatud hulk nõutud oskustega töö-tajaid tööl, siis peaks süsteem võimaldama seda nõuet kergesti kontrollida puhkuste ajakava koostamise ajal.

Seda on vaja kasvõi selleks, kui töötaja mõtleb veel viimasel hetkel ringi, kui puhkusetaotluste esitamise tähtaeg on möödas, ajakava ei ole koos-tajal aga veel valmis ja ta on nõus muudatusega.

Töölepingu seadusest [14]: Õigus nõuda põhipuhkust sobival ajal on: 1) naisel vahetult enne ja pärast rasedus- ja sünnituspuhkust või vahetult pärast lapse-hoolduspuhkust; 2) mehel vahetult pärast lapsehoolduspuhkust või naise rasedus- ja sünnituspuhkuse ajal; 3) vanemal, kes kasvatab kuni seitsmeaastast last; 4) vanemal, kes kasvatab seitsme- kuni kümneaastast last, – lapse koolivaheajal; 5) koolikohustuslikul alaealisel – koolivaheajal.

Siin etapis kontrollitakse kindlasti, et ei oleks töötaja poolt aktsepteerimata puh-kusetaotlusi, mille puhul põhipuhkus on osadeks jao-tatud, või on tegemist töötajaga, kellel on õigus saada põhipuhkus endale sobival ajal.

Selgituse lisamine Kui koostaja otsustab, et leitud viga võib eirata, siis peab ta lisama põhjenduse, mille RTIP salvestab ja mis on hiljem nähtav vigade ja selgituste nimekirjas.

Kontrollima peaks vähemalt, kas on töötajaid, kelle puhkus määramata, kelle põhipuhkus on jagatud mitmeks perioodiks või kellel on õigus saada puhkust en-dale sobival ajal ja kes ei ole aktsepteerinud puhkuse muutmise ettepanekut.

Töös koostati nõuete nimekiri, millele peaks vastama uus puhkuste ajakava koostamise funktsionaalsus, viidi läbi kavandatava süsteemi riskianalüüs ja anti soovitusi, mismoodi võiks käesoleva töö tulemusi rakendada praktikasse.

##### Analüüsi tulemused on kujul:

Osalause(d), mille ette läheb koma

Originaallause

##### Järgnevates lausetes võib olla puuduv koma:

kui on määratud asendaja,

Kui liikuda hiirega puudumise märgistatud alale, siis ava-neb hüpikaken, kus on kirjas puudumise liik, kuupäevade vahemik ja märge selle kohta, kui puudumine on alles koostamisel või kinnitamisel; juhul kui on määratud asendaja, siis ka asendaja nimi.

kuni puhkusetaotlus on kinnitatud.

Enne ajakava puhkusetaotluse uuesti tegemist peaks ootama kuni puhkusetaotlus on kinnitatud.

Kesk-mine Pöörata tähelepanu,

Kesk-mine Kesk-mine Pöörata tähelepanu, et süsteem oleks liht-sasti kasutatav, kor-raldada kasutajatele koolitusi.

Kesk-mine Teha süsteem paind-likult seadistatav.

Kesk-mine Kesk-mine Teha süsteem paind-likult seadistatav.

Kesk-mine Arendamisel kaasata veebidisainer ja läbi viia lõppkasutajate testid juhuslikult va-litud katsealustega.

Kesk-mine Kesk-mine Arendamisel kaasata veebidisainer ja läbi viia lõppkasutajate testid juhuslikult va-litud katsealustega.

Poolt-tarind on võõrapärane vorm, mis jätab lauses tegija tagaplaanile.

##### Näiteks lause „Trahv oli politseiniku poolt tehtud.“ saab paremini kirjutada kas lausena "Trahv oli politseiniku tehtud" või "Politseinik tegi trahvi."

##### Järgnevates lausetes leidub poolt-tarind:

Puhkuste ajakava – asutuste ja ettevõtete poolt jooksva aasta esimese kvartali lõpuks koos-tatav töötajate puhkuste graafik.

SAP ERP – Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt kasutatav finants-, personali- ja palgaarves-tuse tarkvara.

Rahandusministeeriumi poolt koostöös riigiasutustega läbi viidud raamatupidamise ja personaliarvestuse analüüsi järeldusena arvati, et tarkvarasüstee-mide ühise kasutamise ja tööprotsesside optimeerimise toel on võimalik saavutada nii ku-lude kokkuhoidu kui ka pakkuda vastavaid teenuseid varasemast kõrgemal kvalitatiivsel ta-semel.

Üheks 9 näiteks on Hollandi teadlaste poolt 2017. aastal avaldatud uuring selle kohta, kas elektroo-niline personalijuhtimine (e-HRM) toob kaasa personalijuhtimise paranemise organisatsioo-nis.

E-personalijuhtimise süsteem peaks olema disainitud nii, et seda oleks lihtne kasutada, et see oleks spetsialistide poolt kontrollitud ja et kasutajatele oleksid tagatud kasutajatoe teenused.

Eesmärgiks on, et aas-taks 2022 kasutaks RTK teenuseid enamik keskvalitsuse üksustest, need on riigiasutused, põhiseaduslikud institutsioonid, avalik-õiguslikud juriidilised isikud ja riigi poolt asutatud sihtasutused.

Majanduskulude moodul võimaldab töötajal esitada taotlusi enda poolt asutuse heaks tehtud kulude hüvitamiseks.

Samal ajal peab saama jälgida, et kinnitamisele ei läheks 23 tööandja poolt määratud puhkused, mis on planeeritud osadena ja millega töötaja ei ole nõustunud.

Automaatkontrolli käivitamisel RTIP kontrolliks, kas kasutaja poolt sisestatud gruppide ja vajalike töötajate arvu nõuded on täidetud.

Töötaja puhkuse määramine tööandja poolt Tööandja võib enda vajadustest lähtuvalt määrata töötaja puhkuse, kui ta võimaldab tööta-jale puhkuse kasutamise täies ulatuses ja perioodideks jagamata.

Samas muutmine ei peaks olema RTIPi poolt keelatud, sest asutuses võib esineda erandolukordi, kui muutmine on vajalik.

Uus funktsionaalsus peaks olema loodud nii, et kui töötajal on õigus saada puhkus endale sobival ajal, siis kinnitamisele ei liigu puhkusetaotlused, mis ei ole töötaja poolt aktsepteeritud.

30 Tegevus Kirjeldus Vigade ja selgituste nimekirja ülevaatus Kinnitaja saab vaadata, millised vead ilmnesid puh-kuste ajakava kontrollil enne kinnitamisele saatmist, ja millised on koostaja poolt nendele antud selgitu-sed.

Siin etapis kontrollitakse kindlasti, et ei oleks töötaja poolt aktsepteerimata puh-kusetaotlusi, mille puhul põhipuhkus on osadeks jao-tatud, või on tegemist töötajaga, kellel on õigus saada põhipuhkus endale sobival ajal.

Reeglile mittevastavuse ana-lüüs Koostaja saab iga RTIPi poolt leitud vea kohta otsus-tada, kas see takistab puhkuste ajakava kinnitamist või on vea eiramine põhjendatud.

Samas kui töötaja ikkagi enamasti tahab puhata oma kõigi töökohtade pealt korraga, siis tuleks võimalusel vältida nende puhkuste muutmist koostaja poolt.

Kontroll tuleks läbi viia vastu asutuses seadistatud reegleid ja kasutaja poolt loo-dud töötajagruppide reegleid.

Autor näeb, et selleks võiks olla muudatuste sisse viimine, mis võimaldavad töötajatele puhkuste ajakavas põhipuhkuse määramist tööandja poolt.

Samas autori arvates ei ole nii olulised automaat-kontrolli funktsionaalsuse loomine ja süsteemi poolt kindlustamine, et eelisõigusega tööta-jad saaksid puhkuse neile sobival ajal.

Öeldistäiteks olev v- või tav- kesksõna võib mõjuda bürokraatlikult.

##### Näiteks „Pakkumine on kehtiv 6 kuud“ saab paremini kirjutada „Pakkumine kehtib kuus kuud“.

##### Järgnevates lausetes leidub olema-kesksõna:

Varade halduri roll on teiste moodulite halduri rollist erinev, tema on põhiline varadega erinevate tehingute tegija: vara arvele võtmine, üle andmine, maha kandmine, võõrandamine, varade inventuuride tegemise korraldamine.

Kuna tööandjal on õigus ise töötajate puhkuseid määrata, siis peaks see olema süs-teemis lihtsasti tehtav.

Selgituse lisamine Kui koostaja otsustab, et leitud viga võib eirata, siis peab ta lisama põhjenduse, mille RTIP salvestab ja mis on hiljem nähtav vigade ja selgituste nimekirjas.

Kesk-mine Kesk-mine Pöörata tähelepanu, et süsteem oleks liht-sasti kasutatav, kor-raldada kasutajatele koolitusi.

Soovitav oleks, et erinevad 39 puudumiste liigid oleksid eksporditud tabelis ka erineva värviga nagu on praegu RTIPi ek-raanipildil, aga see ei ole esmatähtis.

Märgib omaduste või seisundite juhuslikkust, ajutist iseloomu.
Parem on kasutada kindlamat kõneviisi.

##### Näiteks „Põhiliseks eesmärgiks on..." saab paremini kirjutada „Põhiline eesmärk on...“.
Järgnevates lausetes leidub määrus saavas käändes:

Üheks portaali osaks on tavaliselt töötajate puhkuste korraldamine, töötajad saavad teha avaldusi puhkusele minekuks ja juhid saavad neid kinnitada.

Käesoleva töö üheks eesmärgiks on uurida, kui hästi vastab Riigitööaja Iseteenindusportaa-lis puhkuste ajakava koostamise äriprotsess seadusest tulenevatele nõuetele ja erinevate asu-tuste eripäradest tulenevatele vajadustele.

Teiseks eesmärgiks on kavandada uus äriprotsess Riigitöötaja Iseteenindusportaalis puh-kuste ajakava koostamisel võimalikele esinevatele kitsaskohtadele lahenduste leidmiseks.

Teiseks eesmärgiks on kavandada uus äriprotsess Riigitöötaja Iseteenindusportaalis puh-kuste ajakava koostamisel võimalikele esinevatele kitsaskohtadele lahenduste leidmiseks.

Kolmandaks eesmärgiks on kirjeldada nõuded, millele uus funktsionaalsus peaks vastama ja koostada riskianalüüs probleemide maandamiseks, mis võivad tekkida uue funktsionaal-suse arendamisel.

2009. aasta lõpus loodi valitsuse otsusega töörühmad rahandusministeeriumi eestve-damisel, kelle ülesandeks oli hiljemalt 2013. aasta lõpuks viia riigiasutused üle ühtsele tu-gisüsteemile.

Keskuse ülesanneteks on ka nimetatud valdkondade standardite väljatööta-mine ja juurutamine ning ühtse majandusarvestuse tarkvara administreerimine, mis sisaldab finants- ja personaliarvestustarkvara SAP ERP, aruandluskeskkonna SAP BusinessObject ning Riigitöötaja Iseteenindusportaali arendust ja haldust.

Edukaks e-personalijuh-timise süsteemi kasutusele võtmiseks on vaja, et arendatakse nii e-keskkonda kui ka tavalist personalijuhtimist [5].

Eesmärgiks oli luua veebiaken, mis võimaldaks riigitöötajal otseselt suhelda oma tööandjaga – näiteks puh-kusele minek-tulek, lähetustel käimine, töötajatele antud varade üle arvestuse pidamine, koolituste pidamine – nagu selgitas ajalehes Postimees tollane rahandusministeeriumi ase-kantsler Marek Helm [7].

Eesti kasutas portaali loomisel teiste riikide ees-kuju, üheks eeskujuks selleks oli Holland, kus oli kõige raskem kokku leppida standardites, et riigiasutused teeksid enda toiminguid ühtse standardi alusel.

Eesmärgiks on, et aas-taks 2022 kasutaks RTK teenuseid enamik keskvalitsuse üksustest, need on riigiasutused, põhiseaduslikud institutsioonid, avalik-õiguslikud juriidilised isikud ja riigi poolt asutatud sihtasutused.

Eesmär-giks on monoliitne tehniline rakendus tükeldada arhitektuuriliselt eraldiseisvateks kompo-nentideks, mis tagavad töökindluse kasvava kasutajaskonna valguses [8].

Eesmär-giks on monoliitne tehniline rakendus tükeldada arhitektuuriliselt eraldiseisvateks kompo-nentideks, mis tagavad töökindluse kasvava kasutajaskonna valguses [8].

Portaali sisse logimiseks peab kasutajal olema aktiivne töösuhe mõne RTK poolt teenindatava asu-tusega.

Põhilisteks rollideks on haldur ja vaatleja.

Selle loomisel olid aluseks Riigi Tugiteenuste Keskuse kodulehel asuvaid RTIPi kasutusjuhendid [11].

BPMN osaks on märgistik äriprotsesside graafiliseks esi-tamiseks, mis on piisavalt intuitiivne ärikasutajale ja samal ajal saab sellega esitada protsessi tehnilist keerukust.

BPMN osaks on märgistik äriprotsesside graafiliseks esi-tamiseks, mis on piisavalt intuitiivne ärikasutajale ja samal ajal saab sellega esitada protsessi tehnilist keerukust.

Veebiuuringu põhjal saadud ülevaade ei ole kahjuks kuigi ülevaatlik, aga võib arvata, et nendes kõikides keskkondades on võimalik töötajatel teha puhkuseavaldusi, mida juhid saavad kinnitada, töötajate töögraa-fiku vaatamiseks on olemas tabelvaade.

Asutuse puhkuste administraator saab asutuse ärireeglites seadis-tada, kas asendaja määramise puhkuse ajaks on kohustuslik.

24 Muudatuseks oleks see, et kooskõlastusringide sammude täitjad saaksid puhkuste ajakava kontrollimiseks mugava võimaluse, mis võiks olla tabeli kujul.

Selles tabelis oleksid kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostajaks või kinnitajaks kooskõlastusringis osaleja on, samal ajal puuduksid ülejäänud asutuse töötajad.

Selle eesmärgiks on leida lahendus riigiasutustes tööaja planeerimise ja jälgimise korraldamiseks, mis aitaks suurendada efektiivsust ning vähendada kulusid riigi personali- ja palgaarvestuses.

Koolitusmoodulis on samuti võimalik sellist valikut kasutada koolituse siht-rühmade või koolituse teadete saajate määramiseks, saab kasutada ka otsingut ametikoha nime järgi.

Probleemi lahenduseks oleks, kui RTIP ei laseks töötajal luua ajakava puhkusetaotlust kui tal on veel kinnitamata puhkusetaotlusi ja tema kasutamata põhipuhkuse päevade jääk on väiksem, kui ajakava seadetes määratud puhkusepäevade minimaalne arv.

Kui ajakava on suletud, siis lahenduseks oleks see, et koostaja parandab töötaja ajakava puhkusetaotluse vastavalt töötaja soovile ja saadab tööta-jale puhkuse muutmise ettepaneku.

Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks.

Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks.

Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks.

Mine-vormi kasutus koos tühiverbiga.

##### Näiteks "Teostasime kontrollimist" saab paremini kirjutada "Kontrollisime"
Järgnevates lausetes esineb nominalisatsioon mine-vormis:

Projektis teostati esmalt protsesside reorganiseerimine, viidi läbi iganädalased koosolekud võtmekasutajatega, tehti koolitusi ja tagasiside arutelu-sid.

Kooskõlastamine Kooskõlastamine toimub vastavalt alamprotsessile „Kooskõlastamine“ Puhkuste ajakava kontrollimine Täiendav automaatne kontroll tabelvaates enne kin-nitajale saatmist, et puhkused vastaksid asutuses kehtestatud reeglitele.

Kooskõlastamine Kooskõlastamine toimub vastavalt alamprotsessile „Kooskõlastamine“ Puhkuste ajakava kontrollimine Täiendav automaatne kontroll tabelvaates enne kin-nitajale saatmist, et puhkused vastaksid asutuses kehtestatud reeglitele.

Kooskõlastamine Kooskõlastamine toimub vastavalt alamprotsessile „Kooskõlastamine“ Puhkuste ajakava kontrollimine Täiendav automaatne kontroll tabelvaates enne kin-nitajale saatmist, et puhkused vastaksid asutuses kehtestatud reeglitele.

Saab määrata, millised puhkuseliigid kuuluvad planeerimisele puhkuste ajakavas.

7.2 Probleemid praeguse puhkuste ajakava äriprotsessi juures Järgnevalt on välja toodud probleemid, mis autori arvates vajaksid lahendamist, et RTIP vastaks veelgi paremini nii seadusest tulenevatele, kui ka erinevate asutuste tööspetsiifikast tulenevatele puhkuste ajakava koostamise vajadustele.

Koosta-misel, kooskõlastamisel või kinnitamisel puhkusetaotluse võib töötaja tagasi võtta ilma, et 26 see läbiks kooskõlastusringi, juba kinnitatud puhkuse tagasivõtmine või muutmine toimub kooskõlastusringi läbimisega.

Koostaja saab tööülesande, et puhkuste ajakava vajab üle vaatamist.

RTIP peab võimaldama vaadata enne kinnitamisele saatmist teostatud kontrollis leitud vigade ja nende selgituste nimekirja.

Töös anti ülevaade, kuidas toimub puhkuste ajakava koostamine töölepingu seaduse põhjal ja mida selle juures peab silmas pidama.

ajakava 196x | Sissejuhatus Asutustes ja ettevõtetes koostatakse jooksva aasta esimese kvartali jooksul puhkuste ajakava ehk töötajate puhkuste graafik. Töölepingu seadus ütleb, et puhkuste ajakava koostamisel tuleb arvestada töötaja soove, mis on mõislikult ühitatavad tööandja huvidega. Käesoleva töö üheks eesmärgiks on uurida, kui hästi vastab Riigitööaja Iseteenindusportaa-lis puhkuste ajakava koostamise äriprotsess seadusest tulenevatele nõuetele ja erinevate asu-tuste eripäradest tulenevatele vajadustele. Teiseks eesmärgiks on kavandada uus äriprotsess Riigitöötaja Iseteenindusportaalis puh-kuste ajakava koostamisel võimalikele esinevatele kitsaskohtadele lahenduste leidmiseks. Viiendas peatükis kirjeldatakse, millised nõuded on lähtuvalt Eesti seadusandlusest tööta-jate puhkuste ajakava koostamisele. Uuritakse internetipõhiste materjalide põhjal, millised on Eesti turul pakutavad töötajate iseteenindusportaalid, mis võimaldavad puhkuste ajakava koostamist. Kuuendas peatükis on Riigitöötaja Iseteenindusportaali puhkuste ajakava koostamise ärip-rotsessi kaardistus. Seitsmendas peatükis analüüsib autor, millistele seadusandlusest tulenevatele nõuetele ja asutusespetsiifilistele vajadustele praegune puhkuste ajakava koostaminse äriprotsess vas-tab ja millistele mitte. Kaheksandas peatükis on puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjeldus. 6 Üheksandas peatükis tuuakse välja nõuded, millele peaks vastama uus puhkuste ajakava koostamise funktsionaalsus, viiakse läbi kavandatava süsteemi riskianalüüs ja antakse soo-vitusi, mismoodi võiks käesoleva töö tulemusi rakendada praktikasse. Puhkuste ajakava – asutuste ja ettevõtete poolt jooksva aasta esimese kvartali lõpuks koos-tatav töötajate puhkuste graafik. Puhkuste ajakava tabel – töös kasutatav mõiste interaktiivse tabeli kohta, millest kasutaja saab ülevaate töötajate planeeritavatest puhkustest ja muudest puudumistest. Kasutatud metoodika Töös on kõigepealt esitatud puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi kirjeldus ja selle hetke olukord (as-is vaade). Äriprotsessi tulevikuvaate loomisel on lähtutud töölepingu seadusest ja kasutatud veebis kättesaadavaid materjale puhkuste ajakava koostamise parimate praktikate kohta. Autoril oli võimalus tutvuda ühe asutuse puhkuste ajakava koostamise korraga ja osaleda kliendi-kohtumistel. Puhkuste ajakava koostamine 5.1 Puhkuste ajakava koostamise seadusandlusest tulenevad nõuded Puhkuste ajakava koostatakse vastavalt töölepingu seadusele (TLS) § 69 [14], kus on kirjas, et tööandja peab puhkuste ajakava töötajatele teatavaks tegema jooksva aasta esimese kvar-tali jooksul. Puhkuste ajakava koostamine võimaldab tööandjal tööd paremini kavandada. Seadus sätestab, et puhkuste ajakava koostamise õigus on tööand-jal arvestades samal ajal töötaja soove, mis on mõistlikult ühitatavad tööandja huvidega. Puhkused, mida ei määrata kindlaks puhkuste ajakavas , saab töötaja välja võtta teatades oma soovist tööandjale 14 kalendripäeva ette kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Tööandja huvides on sellist olukorda pigem vältida ja sellepärast on oluline puhkused ära planeerida puhkuste ajakavas . Ajakava muutmine on hiljem võimalik, aga seda saab teha ainult poolte kokku-leppel [14]. Enne puhkuste ajakava koostamist on töötajal võimalik puhkusele jääda vaid poolte kokku-leppel, sest kuna puhkuste ajakava koostamise tähtaeg on 31.märts, siis ei saa enne seda öelda, et see on koostamata ja töötaja ei saa kasutada õigust minna puhkusele teatades sellest 14 kalendripäeva ette. 5.2 Puhkuste ajakava koostamise võimalused turul olevate süsteemide abil Autor tegi internetipõhise taustauuringu peale RTIPi Eestis kasutusel olevate veebipõhiste töötajate iseteenindusportaalide kohta, kas ja kuidas nendes on võimalik koostada ettevõtte või asutuse puhkuste ajakava . Tööandja jaoks on olemas puhkuste haldamise funktsionaalsus, sealhulgas puhkuste ajakava koostamine [17]. Puhkuste ajakava koostamise kohta ei ole konkreet-set informatsiooni, kuidas see on eespool nimetatud iseteenindusportaalide puhul lahenda-tud. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi hetkeolukorra kaar-distus 6.1 Selgitused hetkeolukorra kaardistuse juurde Selles peatükis on kirjeldatud RTIPis puhkuste ajakava koostamise põhiprotsess (as-is vaade). Joonisel 1 on kujutatud puhkuste ajakava koostamise etapid. Puhkuste ajakava koostamise etapid 6.2 Osalevad osapooled ja nende rollid Esmalt on tabelis 1 ära toodud äriprotsessis osalevad osapooled ja on kirjeldatud nende rol-lid. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava . Puhkuste ajakava koostamine RTIPis Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks. Töötaja avab tööülesande või loob uue ajakava puhkusetaotluse kasutajame-nüüst, talle kuvatakse koostamisel ajakava puhkuse-taotlus. Kooskõlastamine Kooskõlastamine toimub vastavalt alamprotsessile „Kooskõlastamine“ Puhkuste ajakava kontrollimine Täiendav automaatne kontroll tabelvaates enne kin-nitajale saatmist, et puhkused vastaksid asutuses kehtestatud reeglitele. Puhkuste ajakava kinnitamiseks saatmine Nupuvajutusega saadetakse kõik linnukesega märgi-tud puhkusetaotlused kinnitajale kinnitamiseks. Puhkuste ajakava ülevaatus Puhkuste üle vaatamine tabelvaates. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab märgistada tabelvaates puhkused ja kinnitada, tulemusena genereerib RTIP puhkuste ajakava dokumendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioodid majandustarkvarasse SAP ERP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud. 20 Joonis 2 Puhkuste ajakava koostamine 21 Joonis 3. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi analüüs 7.1 RTIPi puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi sobivus seadusest tulenevate nõuetega Praegune äriprotsess arvestab enamiku puhkuste ajakava koostamise nõuetega. Ajakava koostamise tähtaja saab määrata. Saab määrata, millised puhkuseliigid kuuluvad planeerimisele puhkuste ajakavas . Saab seadistada, et nõue – põhipuhkuse vähemalt üks periood peab olema 14 ka-lendripäeva või pikem, rakenduks ajakava puhkusetaotluse sisestamisel. Kui tööta-jal on juba tehtud ajakavaväline puhkusetaotlus jooksval aasta, kus see nõue on täi-detud, siis ajakavas see nõue enam ei rakendu. Kogu asutuse puhkuste ajakava saab kinnitada tervikuna või struktuuriüksuste kaupa, RTIP loob puhkuste ajakava dokumendi PDF-vormis ja saadab igale tööta-jale teate e-mailile, et tema puhkus kinnitati. Kui on mõnel asutusel spetsii-filised nõuded puhkuste ajakava koostamisele, siis praegu on olemas lisavõimalus asutuste jaoks koostada puhkuste ajakava muu tarkvara abil, näiteks kasutada selleks MS Excelit. 7.2 Probleemid praeguse puhkuste ajakava äriprotsessi juures Järgnevalt on välja toodud probleemid, mis autori arvates vajaksid lahendamist, et RTIP vastaks veelgi paremini nii seadusest tulenevatele, kui ka erinevate asutuste tööspetsiifikast tulenevatele puhkuste ajakava koostamise vajadustele. Praegune puhkuste ajakava koostamise lahendus ei võta arvesse tööandja huvi, et koguaeg oleks vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid tööl. Süsteem peaks või-maldama seda nõuet puhkuste ajakava koostamise ajal kergesti kontrollida. Puhkuste ajakava koostamise protsessis tuleb tagada, et kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv saaks kindlasti planeeritud. 7.3 Puhkuste ajakava äriprotsessi täiustamise võimalused Järgnevalt kirjeldab autor, kuidas oleks võimalik täiustada praegust puhkuste ajakava koos-tamise äriprotsessi nii, et see vastaks kõigile puhkuste ajakava koostamise nõuetele ja sobi-tuks RTIPis olemasolevaga. Kaks erinevat lahendust peaks jääma kasutusele paralleelselt ja iga asutus saaks ise otsustada enne puhkuste ajakava koostamist, kumba ta kasutab. Puhkuste moodulis on kasutusel kolm dokumendiliiki: puhkusetaotlus, ajakava puhkuse-taotlus ja puhkuse muutmise taotlus. Tema vastutaks puhkuste ajakava õige koostamise eest ja tal oleks võimalik töötajate puhkuseid ise määrata ja saata töötajatele puhkuse muutmise ettepanekuid. Puhkuse muutmise ettepanek hõlmaks ka seda olukorda, kui töötaja ei ole üldse ajakava puhkusetaotlust esitanud. Koostaja saaks alates teatud kuu-päevast puhkuste ajakava tabeli sulgeda ja peale seda ei saaks töötajad enam oma ajakava puhkusetaotluseid muuta. Koostaja saaks kinnitamisele saata ainult kogu puhkuste ajakava tabeli korraga. Autori arvates saab puhkuste ajakava uuendatud protsessi puhul kasutada juba asutuses sea-distatud kooskõlastusringi. Koostaja saaks enne puhkuste ajakava lõplikku kinnitamist töötaja puhkuse tagasi võtta. 24 Muudatuseks oleks see, et kooskõlastusringide sammude täitjad saaksid puhkuste ajakava kontrollimiseks mugava võimaluse, mis võiks olla tabeli kujul. Tekiks võimalus tabelis ka-sutada automaatkontrolli, see tähendab, et kasutajal on võimalik käivitada süsteemi poolne kontroll, mis kontrollib puhkuste ajakava vastavust seadistatud reeglitele. Eelnevalt kirjeldatule analoogiline võiks olla tabelivaade, mis avaneb koos-kõlastusringi sammu täitjale puhkuste ajakava kontrollimisel. Selles tabelis oleksid kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostajaks või kinnitajaks kooskõlastusringis osaleja on, samal ajal puuduksid ülejäänud asutuse töötajad. 7.4 Lahendused eelnevalt välja toodud probleemidele puhkuste ajakava koostamisel RTIPis Järgnevalt on kirjeldatud lahendusvariandid iga eelnevalt välja toodud probleemi kohta. Automaatkontrolli rakendamine tagamaks, et vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid oleks vajadusel tööl Automaatkontrolli saaks rakendada selleks, et süsteem vastaks eelnevalt kirjeldatud vajadu-sele: kuna tööandja huvi on, et vastavalt vajadusele oleks teatud hulk nõutud oskustega töö-tajaid tööl, siis peaks süsteem võimaldama seda nõuet kergesti kontrollida puhkuste ajakava koostamise ajal. TOPLISe ja RTIPi kooskõlastusringid ei pruugi olla samad ja tööajakava planee-rija ja puhkuste ajakava koostaja võivad olla erinevad töötajad. Seda funktsionaalsust võiks ära kasutada selleks, et koostaja või kinnitaja saaksid enda menetluses olevast puhkuste ajakava tabelist moodus-tada töötajate gruppe. Kui puhkuste ajakava kontrollimisel koostaja leiab, et lähtuvalt tööandja huvidest ei ole või-malik kõiki töötajate puhkusesoove täita, siis peaks tal olema võimalus töötaja puhkust muuta ja saata töötajale puhkuse muutmise ettepanek. Koostaja saaks seda teha alles siis, kui puhkuste ajakava on lukustatud ja töötaja ei saa ise enam oma ajakava puhkusetaotlust muuta. Koostaja saaks puhkuste ajakava tabelis avada sama ekraanivaate ja kehtiksid samad süsteemipoolsed kontrollid, mis töötajal endal. Süsteem peab tagama, et kinnitada ei saa ajakava puhkusetaotlusi, milles puhkuseperiood on jagatud mitmeks osaks ja mida töötaja ei ole aktsepteerinud. Kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv peab saama kindlasti planeeritud RTIPis on töötajal võimalik luua nii puhkusetaotlusi, ajakava puhkusetaotlusi kui ka puhkuse muutmise taotlusi. Ajakava puhkusetaotluse loomisel RTIP kontrollib ajakava reeglitest kalendripäevade mi-nimaalset arvu, mis iga töötaja peab oma taotluses ära planeerima. Kui töötajal on põhipuhkuse jääk väiksem aja-kava reeglites seadistatust, siis peab ta puhkuste ajakavas planeerima kogu oma saadaoleva põhipuhkuse. Võib juhtuda, et töötajal on mõni koostamisel puhkusetaotlus, ta planeerib küll ajakava taotlusega oma saadaoleva põhipuhkuse, aga võib hiljem poolelioleva puhku-setaotluse kustutada. Probleemi lahenduseks oleks, kui RTIP ei laseks töötajal luua ajakava puhkusetaotlust kui tal on veel kinnitamata puhkusetaotlusi ja tema kasutamata põhipuhkuse päevade jääk on väiksem, kui ajakava seadetes määratud puhkusepäevade minimaalne arv. Asutuse ajakava seadetes määratakse ajakava koostamise algus kuupäev, töötajad ei saa aja-kava puhkusetaotlust varasemasse perioodi teha. Võib aga ette tulla olukordi, kui ajakava puhkusetaotlus on esitatud, aga töötaja soovib teha puhkusetaotlust varasemasse perioodi ja tal ei jätku selleks kasutamata põhi-puhkuse päevi. Kui ajakava ei ole veel suletud, siis saaks ta ajakava puhkusetaotluse kustu-tada ja teha puhkusetaotluse. Enne ajakava puhkusetaotluse uuesti tegemist peaks ootama kuni puhkusetaotlus on kinnitatud. Kui ajakava on suletud, siis lahenduseks oleks see, et koostaja parandab töötaja ajakava puhkusetaotluse vastavalt töötaja soovile ja saadab tööta-jale puhkuse muutmise ettepaneku. Kindlustamine, et selleks õigust omavad töötajad saaksid puhkuse neile sobival ajal Puhkuste ajakava tabelis võiks olla erimärgistus nende töötajate suhtes, kellel on õigus saada puhkus neile sobival ajal. Seda on vaja kasvõi selleks, kui töötaja mõtleb veel viimasel hetkel ringi, kui puhkusetaotluste esitamise tähtaeg on möödas, ajakava ei ole koos-tajal aga veel valmis ja ta on nõus muudatusega. Koostaja saaks puhkuste ajakavas need töötajad samuti ära märgistada ja nende eelisõigusega arvestada. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjel-dus Lähtuvalt ülevalpool kirjeldatud probleemidest praeguse puhkuste ajakava koostamise prot-sessi juures ja väljapakutud lahendusviisidest, koostas autor alljärgneva uue äriprotsessi kir-jelduse. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Koostaja Koostaja saab muuta töötajate puhkusi ja saata töö-tajatele puhkuse muutmise ettepanekuid, saab saata puhkuste ajakava kinnitamiseks. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava . Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks. Ajakava puhkusetaotluse loo-mine Töötaja logib ennast RTIPi saabunud e-kirja lingilt või RTIPi avalehelt. Töötaja avab tööülesande või loob uue ajakava puhkusetaotluse kasutajamenüüst, talle kuvatakse koostamisel ajakava puhkusetaotlus. 29 Tegevus Kirjeldus Puhkuseperioodide sisestamine Töötaja sisestab puhkuseperioodid, RTIP kontrollib salvestamisel, et need vastaksid asutuse ärireeglitele, ajakava seadetele ja töötajal saada olevate puhkuse-päevade arvule ning et töötajal ei oleks samal ajal juba puudumisi või asendamisi. Ajakava puhkusetaotluse esita-mine Töötaja esitab puhkusetaotluse nupuvajutusega. Taotlust on võimalik kustutada ja teha uuesti seni kuni puhkuste ajakava ei ole veel suletud. Puhkuste ajakava kontrollimine Kontroll vastavalt alamprotsessile „Puhkuste aja-kava kontrollimine“. Puhkuste ajakava sulgemine Kui puhkusetaotluste esitamise tähtaeg on käes, siis koostaja sulgeb puhkuste ajakava , pärast seda ei saa töötajad enam puhkusetaotlusi muuta. Puhkuste ajakava muutmine erinevate variantide proovimi-seks Koostaja saab töötajate puhkuseperioode muuta, RTIP kontrollib, et muudatused vastaksid asutuse ärireeglitele, ajakava seadetele ja töötajal saada ole-vate puhkusepäevade arvule ning et töötajal ei oleks samal ajal juba puudumisi või asendamisi. Puhkuste ajakava salvestamine Puhkuste ajakava salvestamisel saadetakse neile töö-tajatele muutmisettepanek, kelle puhkuseperioodid muudeti. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Täiendav kontroll vastavalt alamprotsessile „Puh-kuste ajakava kontroll enne kinnitamist“. Puhkuste ajakava kinnitajale saatmine Koostaja saadab puhkuste ajakava järgmisesse etappi kinnitajale kinnitamiseks. 30 Tegevus Kirjeldus Vigade ja selgituste nimekirja ülevaatus Kinnitaja saab vaadata, millised vead ilmnesid puh-kuste ajakava kontrollil enne kinnitamisele saatmist, ja millised on koostaja poolt nendele antud selgitu-sed. Põhjenduse lisamine Kui koostaja leiab, et parandusi puhkuste ajakavas ei ole vaja teha, siis saab ta lisada sellekohase põhjen-duse. Puhkuste ajakava tagasi lükka-mine Kinnitaja saab märkida töötajad, kelle puhkus tuleks ümber muuta, ja lükata nende puhkusetaotlused ta-gasi lisades põhjenduse. Koostaja saab tööülesande, et puhkuste ajakava vajab üle vaatamist. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab kinnitada need puhkusetaotlused, mida ta muuta ei taha. Kui tegemist on viimase kinnita-jaga, siis genereerib RTIP puhkuste ajakava doku-mendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioo-did majandustarkvarasse SAP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud. Puhkuste ajakava kontrollimine Tegevus Kirjeldus Töötajate puhkuseperioodide vaatlus tabelis Kasutaja saab vaadata kõiki töötajaid, kelle puhkuste ajakava koostaja või kinnitaja ta on, ühes tabelis. 31 Tegevus Kirjeldus Automaatkontroll Saab käivitada automaatkontrolli, mis kontrollib puh-kuste ajakava vastavust asutuse reeglites seadistatule ja eelnevalt gruppide moodustamisel kehtestatud mii-nimumarvude täitmist. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Tegevus Kirjeldus Kohustuslikule reeglile vasta-vuse kontroll RTIP kontrollib, kas puhkuste ajakavas on vigu, mille tõttu seda ei saa kinnitada. Puhkuste ajakava tabelis saavad töötajad erimärgistuse, kelle puhul vead ilmne-sid. Reeglile mittevastavuse ana-lüüs Koostaja saab iga RTIPi poolt leitud vea kohta otsus-tada, kas see takistab puhkuste ajakava kinnitamist või on vea eiramine põhjendatud. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess 33 8.4 Probleemid töötajatega, kellel on mitu ametikohta samas asutuses Probleeme tekitab see, et töötajatel võib olla samas asutuses mitu erinevat töökohta. Ka puhkuste ajakava koostamise protsessis käsitletakse neid täiesti erinevate andmeobjektidena. Mõistlik oleks puhkus ka teiste struktuuriüksustega kooskõlastada juba en-netavalt enne puhkuste ajakava koostama asumist. Et koostajal oleks olemas informatsioon, kes töötajatest töötavad mitmel ametikohal, siis võiks olla puhkuste ajakava tabelis kuvatud ka töötaja teised ametikohad. Sel juhul tuleks muuta ka puhkuste ajakava koostamise Joonis 7. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Joonis 6. Puhkuste ajakava kontrollimine 34 protsessi. Töötaja ühekordselt esitatud puhkusetaotlus liiguks kõikide tema puhkuse koos-tajate ajakava tabelisse. Kui koostaja tahab mitme ametikohaga töötajale saata puhkuse muudatuse ettepaneku, siis ei liiguks see kohe töötajale vaid enne seda peaks see saama kinnituse teistelt koostajatelt juhul, kui töötaja erinevatel ametikohtadel on erinevad puh-kuste ajakava koostajad. RTIP peab võimaldama valida, kas puhkuste ajakava koostatakse praeguse või uue loogika järgi. RTIP peab muutma kooskõlastusringi rollid vastavalt sellele, kas on valitud prae-gune puhkuste ajakava koostamine või uus. RTIP peab võimaldama muuta esitatud ajakava puhkusetaotlust. RTIP peab võimaldama sulgeda puhkuste ajakava tabelit, peale mida ei saa enam esitada või muuta ajakava puhkusetaotlusi. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostaja ta on. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava kinnitaja ta on. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabelit, kus on ära toodud aja-kava puhkusetaotlused nii, nagu need olid saadetud enne tabeli sulgemist. Puhkuste ajakava tabelis peab saama kasutada filtreerimist. Puhkuste ajakava tabelit peab saama sorteerida. Puhkuste ajakava tabelit peab saama vaadata struktuuriüksuse-, grupi- ja töötajapõ-hiselt. Puhkuste ajakava tabelit peab saama eksportida Excelisse. RTIP peab võimaldama kasutajal käivitada puhkuste ajakava automaatset kontrolli. RTIP peab võimaldama puhkuste ajakava tabeli muudatuste tühistamist selle sei-suni, mis oli peale eelmist salvestamist. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperiood muudetakse võrreldes ajakava puhkusetaotluses esitatuga. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperioode on muudetud peale eelmise muutmise ettepa-neku saatmist. RTIP peab võimaldama kontrollida puhkuste ajakava enne selle kinnitamisele saat-mist. RTIP ei tohi lubada saata kinnitamisele puhkuste ajakava , milles on vigu, mis ei võimalda puhkuste ajakava kinnitamist ja ei ole lisatud selgitust vea kohta. RTIP peab võimaldama kinnitada puhkuste ajakavas korraga kõigi töötajate puhkuse. RTIP peab võimaldama valida töötajad ja kinnitada nende ajakava puhkusetaotlu-sed. RTIP peab võimaldama valida töötajad ja lükata nende ajakava puhkusetaotlused tagasi. RTIP peab võimaldama lisada põhjenduse, miks puhkuste ajakava lükatakse tagasi. RTIP ei tohi lubada ajakava puhkusetaotluste tagasi lükkamist ilma põhjenduseta. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabeli kujul, mis kuvab töötaja puudumisi terve aasta kuupäevade kaupa, analoogiliselt nagu praegu RTIPis „Töö-tajate puhkuste ja osaluste graafik“. RTIP peab kuvama puhkuste ajakava tabelit sellisel kujul, et on kasutusel erimär-gistus kinnitamata ja kinnitatud puudumiste jaoks. Autor näeb, et selleks võiks olla muudatuste sisse viimine, mis võimaldavad töötajatele puhkuste ajakavas põhipuhkuse määramist tööandja poolt. Töös anti ülevaade, kuidas toimub puhkuste ajakava koostamine töölepingu seaduse põhjal ja mida selle juures peab silmas pidama. Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks. Töö eesmärk ka-vandada uus äriprotsess puhkuste ajakava koostamiseks RTIPis õnnestus saavutada.
| Puhkuste ajakava koostamine 5.1 Puhkuste ajakava koostamise seadusandlusest tulenevad nõuded Puhkuste ajakava koostatakse vastavalt töölepingu seadusele (TLS) § 69 [14], kus on kirjas, et tööandja peab puhkuste ajakava töötajatele teatavaks tegema jooksva aasta esimese kvar-tali jooksul. Puhkuste ajakava koostamine võimaldab tööandjal tööd paremini kavandada. Sellega planeeritakse ära töötajate jooksva aasta eest ette nähtud põhipuhkus ja eelnevate aastate eest kasutamata jäänud põhipuhkus, aga võib paika panna ka teised puhkuseliigid, näiteks lapsepuhkuse [15]. Seadus sätestab, et puhkuste ajakava koostamise õigus on tööand-jal arvestades samal ajal töötaja soove, mis on mõistlikult ühitatavad tööandja huvidega.
| Joonisel 1 on kujutatud puhkuste ajakava koostamise etapid. Joonis 1. Puhkuste ajakava koostamise etapid 6.2 Osalevad osapooled ja nende rollid Esmalt on tabelis 1 ära toodud äriprotsessis osalevad osapooled ja on kirjeldatud nende rol-lid. Tabel 1. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande.
| Puhkuste ajakava koostamine RTIPis Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks. Puhkusetaotluse loomine Töötaja logib ennast RTIPi sisse saabunud e-kirja lingilt või RTIPi avalehelt. Töötaja avab tööülesande või loob uue ajakava puhkusetaotluse kasutajame-nüüst, talle kuvatakse koostamisel ajakava puhkuse-taotlus.
| Puhkuste ajakava kinnitamiseks saatmine Nupuvajutusega saadetakse kõik linnukesega märgi-tud puhkusetaotlused kinnitajale kinnitamiseks. Puhkuste ajakava ülevaatus Puhkuste üle vaatamine tabelvaates. Puhkusetaotluse tagasi lükka-mine Kinnitaja saab puhkusetaotlusi tagasi lükata ainult ükshaaval, selleks avab ta tabelvaates topelt klõp-suga puhkusetaotluse ja valib tagasi lükkamise. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab märgistada tabelvaates puhkused ja kinnitada, tulemusena genereerib RTIP puhkuste ajakava dokumendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioodid majandustarkvarasse SAP ERP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud.
| 20 Joonis 2 Puhkuste ajakava koostamine 21 Joonis 3. Kooskõlastamine Joonis 4. Puhkusetaotluse tagasi võtmine 22 7. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi analüüs 7.1 RTIPi puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi sobivus seadusest tulenevate nõuetega Praegune äriprotsess arvestab enamiku puhkuste ajakava koostamise nõuetega. 1. Ajakava koostamise tähtaja saab määrata. 2. Saab määrata, millised puhkuseliigid kuuluvad planeerimisele puhkuste ajakavas .
| Saab seadistada, et nõue – põhipuhkuse vähemalt üks periood peab olema 14 ka-lendripäeva või pikem, rakenduks ajakava puhkusetaotluse sisestamisel. Kui tööta-jal on juba tehtud ajakavaväline puhkusetaotlus jooksval aasta, kus see nõue on täi-detud, siis ajakavas see nõue enam ei rakendu. 5. Kogu asutuse puhkuste ajakava saab kinnitada tervikuna või struktuuriüksuste kaupa, RTIP loob puhkuste ajakava dokumendi PDF-vormis ja saadab igale tööta-jale teate e-mailile, et tema puhkus kinnitati.
| Kui on mõnel asutusel spetsii-filised nõuded puhkuste ajakava koostamisele, siis praegu on olemas lisavõimalus asutuste jaoks koostada puhkuste ajakava muu tarkvara abil, näiteks kasutada selleks MS Excelit. Exceliformaadist saab andmed importida otse SAPi ja sealt omakorda liiguvad need RTIPi. Seda võimalust siiski palju ei kasutata. 7.2 Probleemid praeguse puhkuste ajakava äriprotsessi juures Järgnevalt on välja toodud probleemid, mis autori arvates vajaksid lahendamist, et RTIP vastaks veelgi paremini nii seadusest tulenevatele, kui ka erinevate asutuste tööspetsiifikast tulenevatele puhkuste ajakava koostamise vajadustele. 1. Praegune puhkuste ajakava koostamise lahendus ei võta arvesse tööandja huvi, et koguaeg oleks vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid tööl. Süsteem peaks või-maldama seda nõuet puhkuste ajakava koostamise ajal kergesti kontrollida.
| Tema vastutaks puhkuste ajakava õige koostamise eest ja tal oleks võimalik töötajate puhkuseid ise määrata ja saata töötajatele puhkuse muutmise ettepanekuid. Puhkuse muutmise ettepanek hõlmaks ka seda olukorda, kui töötaja ei ole üldse ajakava puhkusetaotlust esitanud. Järgmised kooskõlastusringi liik-med oleks kõik kinnitaja rollis. Nemad ei saaks töötaja puhkust ise muuta, saaksid ainult kinnitada või tagasi lükata koos põhjendusega koostajale. Koostaja saaks alates teatud kuu-päevast puhkuste ajakava tabeli sulgeda ja peale seda ei saaks töötajad enam oma ajakava puhkusetaotluseid muuta. Koostaja saaks kinnitamisele saata ainult kogu puhkuste ajakava tabeli korraga. Autori arvates saab puhkuste ajakava uuendatud protsessi puhul kasutada juba asutuses sea-distatud kooskõlastusringi. Esimene kooskõlastaja muutub koostajaks, ülejäänud kooskõ-lastajad saavad kinnitaja õigused. Koostaja saaks enne puhkuste ajakava lõplikku kinnitamist töötaja puhkuse tagasi võtta. See protsess oleks analoogiline praegusega, kui töötaja võtab puhkusetaotluse tagasi. 24 Muudatuseks oleks see, et kooskõlastusringide sammude täitjad saaksid puhkuste ajakava kontrollimiseks mugava võimaluse, mis võiks olla tabeli kujul. Tekiks võimalus tabelis ka-sutada automaatkontrolli, see tähendab, et kasutajal on võimalik käivitada süsteemi poolne kontroll, mis kontrollib puhkuste ajakava vastavust seadistatud reeglitele.
| Koostaja saaks puhkuste ajakava tabelis avada sama ekraanivaate ja kehtiksid samad süsteemipoolsed kontrollid, mis töötajal endal. Töötaja saaks puhkuse muutmise ettepaneku kas aktsepteerida või tagasi lükata, võib jätta ka vastamata. Süsteem peab tagama, et kinnitada ei saa ajakava puhkusetaotlusi, milles puhkuseperiood on jagatud mitmeks osaks ja mida töötaja ei ole aktsepteerinud. Kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv peab saama kindlasti planeeritud RTIPis on töötajal võimalik luua nii puhkusetaotlusi, ajakava puhkusetaotlusi kui ka puhkuse muutmise taotlusi.
| Kui töötajal on põhipuhkuse jääk väiksem aja-kava reeglites seadistatust, siis peab ta puhkuste ajakavas planeerima kogu oma saadaoleva põhipuhkuse. Võib juhtuda, et töötajal on mõni koostamisel puhkusetaotlus, ta planeerib küll ajakava taotlusega oma saadaoleva põhipuhkuse, aga võib hiljem poolelioleva puhku-setaotluse kustutada. Selle tõttu võib jääda osa puhkust 31. märtsiks planeerimata. Sellist olukorda peaks saama RTIPis vältida. Probleemi lahenduseks oleks, kui RTIP ei laseks töötajal luua ajakava puhkusetaotlust kui tal on veel kinnitamata puhkusetaotlusi ja tema kasutamata põhipuhkuse päevade jääk on väiksem, kui ajakava seadetes määratud puhkusepäevade minimaalne arv. Asutuse ajakava seadetes määratakse ajakava koostamise algus kuupäev, töötajad ei saa aja-kava puhkusetaotlust varasemasse perioodi teha. Tavaliselt määratakse selleks kuupäevaks 1. aprill. Võib aga ette tulla olukordi, kui ajakava puhkusetaotlus on esitatud, aga töötaja soovib teha puhkusetaotlust varasemasse perioodi ja tal ei jätku selleks kasutamata põhi-puhkuse päevi. Kui ajakava ei ole veel suletud, siis saaks ta ajakava puhkusetaotluse kustu-tada ja teha puhkusetaotluse. Enne ajakava puhkusetaotluse uuesti tegemist peaks ootama kuni puhkusetaotlus on kinnitatud. Kui ajakava on suletud, siis lahenduseks oleks see, et koostaja parandab töötaja ajakava puhkusetaotluse vastavalt töötaja soovile ja saadab tööta-jale puhkuse muutmise ettepaneku.
| Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Töötaja Saab esitada puhkusetaotlust, saab aktsepteerida või tagasi lükata puhkuse muutmise ettepanekut. Koostaja Koostaja saab muuta töötajate puhkusi ja saata töö-tajatele puhkuse muutmise ettepanekuid, saab saata puhkuste ajakava kinnitamiseks. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava . 8.2 Teostatavad tegevused ja toimingud Järgnevates tabelites 6 – 8 on selgitatud äriprotsessi töövoo joonistel kujutatud tegevused. Tabelis 6 on põhiprotsessi tegevused. Tabel 6. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks. Ajakava puhkusetaotluse loo-mine Töötaja logib ennast RTIPi saabunud e-kirja lingilt või RTIPi avalehelt. Töötaja avab tööülesande või loob uue ajakava puhkusetaotluse kasutajamenüüst, talle kuvatakse koostamisel ajakava puhkusetaotlus. 29 Tegevus Kirjeldus Puhkuseperioodide sisestamine Töötaja sisestab puhkuseperioodid, RTIP kontrollib salvestamisel, et need vastaksid asutuse ärireeglitele, ajakava seadetele ja töötajal saada olevate puhkuse-päevade arvule ning et töötajal ei oleks samal ajal juba puudumisi või asendamisi. Ajakava puhkusetaotluse esita-mine Töötaja esitab puhkusetaotluse nupuvajutusega. Taotlust on võimalik kustutada ja teha uuesti seni kuni puhkuste ajakava ei ole veel suletud. Puhkuste ajakava kontrollimine Kontroll vastavalt alamprotsessile „Puhkuste aja-kava kontrollimine“. Puhkuste ajakava sulgemine Kui puhkusetaotluste esitamise tähtaeg on käes, siis koostaja sulgeb puhkuste ajakava , pärast seda ei saa töötajad enam puhkusetaotlusi muuta. Puhkuste ajakava muutmine erinevate variantide proovimi-seks Koostaja saab töötajate puhkuseperioode muuta, RTIP kontrollib, et muudatused vastaksid asutuse ärireeglitele, ajakava seadetele ja töötajal saada ole-vate puhkusepäevade arvule ning et töötajal ei oleks samal ajal juba puudumisi või asendamisi.
| Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Täiendav kontroll vastavalt alamprotsessile „Puh-kuste ajakava kontroll enne kinnitamist“. Puhkuste ajakava kinnitajale saatmine Koostaja saadab puhkuste ajakava järgmisesse etappi kinnitajale kinnitamiseks. 30 Tegevus Kirjeldus Vigade ja selgituste nimekirja ülevaatus Kinnitaja saab vaadata, millised vead ilmnesid puh-kuste ajakava kontrollil enne kinnitamisele saatmist, ja millised on koostaja poolt nendele antud selgitu-sed.
| Põhjenduse lisamine Kui koostaja leiab, et parandusi puhkuste ajakavas ei ole vaja teha, siis saab ta lisada sellekohase põhjen-duse. Puhkuste ajakava tagasi lükka-mine Kinnitaja saab märkida töötajad, kelle puhkus tuleks ümber muuta, ja lükata nende puhkusetaotlused ta-gasi lisades põhjenduse. Koostaja saab tööülesande, et puhkuste ajakava vajab üle vaatamist. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab kinnitada need puhkusetaotlused, mida ta muuta ei taha.
| Kui tegemist on viimase kinnita-jaga, siis genereerib RTIP puhkuste ajakava doku-mendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioo-did majandustarkvarasse SAP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud. Tabelis 7 on äriprotsessi „Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess“ alamprotsessi „Puhkuste ajakava kontrollimine“ tegevused. Tabel 7. Puhkuste ajakava kontrollimine Tegevus Kirjeldus Töötajate puhkuseperioodide vaatlus tabelis Kasutaja saab vaadata kõiki töötajaid, kelle puhkuste ajakava koostaja või kinnitaja ta on, ühes tabelis.
| Mõistlik oleks puhkus ka teiste struktuuriüksustega kooskõlastada juba en-netavalt enne puhkuste ajakava koostama asumist. Et koostajal oleks olemas informatsioon, kes töötajatest töötavad mitmel ametikohal, siis võiks olla puhkuste ajakava tabelis kuvatud ka töötaja teised ametikohad. Edaspidi saab võibolla võimalikuks, et töötajal on küll mitu ametikohta asutuses, aga ta saab teha ainult ühe puhkusetaotluse. Sel juhul tuleks muuta ka puhkuste ajakava koostamise Joonis 7. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Joonis 6. Puhkuste ajakava kontrollimine 34 protsessi. Töötaja ühekordselt esitatud puhkusetaotlus liiguks kõikide tema puhkuse koos-tajate ajakava tabelisse. Kui koostaja tahab mitme ametikohaga töötajale saata puhkuse muudatuse ettepaneku, siis ei liiguks see kohe töötajale vaid enne seda peaks see saama kinnituse teistelt koostajatelt juhul, kui töötaja erinevatel ametikohtadel on erinevad puh-kuste ajakava koostajad.
| RTIP peab võimaldama valida, kas puhkuste ajakava koostatakse praeguse või uue loogika järgi. 2. RTIP peab muutma kooskõlastusringi rollid vastavalt sellele, kas on valitud prae-gune puhkuste ajakava koostamine või uus. 3. RTIP peab võimaldama muuta esitatud ajakava puhkusetaotlust. 4. RTIP peab võimaldama sulgeda puhkuste ajakava tabelit, peale mida ei saa enam esitada või muuta ajakava puhkusetaotlusi. 5. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostaja ta on. 6. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava kinnitaja ta on. 7. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabelit, kus on ära toodud aja-kava puhkusetaotlused nii, nagu need olid saadetud enne tabeli sulgemist. 8. Puhkuste ajakava tabelis peab saama kasutada filtreerimist. 9. Puhkuste ajakava tabelit peab saama sorteerida. 10. Puhkuste ajakava tabelit peab saama vaadata struktuuriüksuse-, grupi- ja töötajapõ-hiselt. 11. Süsteem peab kuvama konkreetse kuupäeva kohta, kui palju töötajaid parasjagu filtreeritud töötajatest on tööl ja kui palju puhkusel. 12. Puhkuste ajakava tabelit peab saama eksportida Excelisse.
| RTIP peab võimaldama puhkuste ajakava tabeli muudatuste tühistamist selle sei-suni, mis oli peale eelmist salvestamist. 31. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperiood muudetakse võrreldes ajakava puhkusetaotluses esitatuga. 32. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperioode on muudetud peale eelmise muutmise ettepa-neku saatmist.
| RTIP ei tohi lubada saata kinnitamisele puhkuste ajakava , milles on vigu, mis ei võimalda puhkuste ajakava kinnitamist ja ei ole lisatud selgitust vea kohta. 41. RTIP peab kuvama töötaja teisi ametikohti samas asutuses. 42. RTIP peab võimaldama kinnitada puhkuste ajakavas korraga kõigi töötajate puhkuse. 43. RTIP peab võimaldama valida töötajad ja kinnitada nende ajakava puhkusetaotlu-sed. 44. RTIP peab võimaldama valida töötajad ja lükata nende ajakava puhkusetaotlused tagasi. 45. RTIP peab võimaldama lisada põhjenduse, miks puhkuste ajakava lükatakse tagasi. 46. RTIP peab võimaldama vaadata töötajaid, kelle puhkus on tagasi lükatud. 37 47. RTIP peab võimaldama vaadata, kas tagasi lükatud puhkusetaotlus on jõudnud uuesti kinnitajani. 48. RTIP ei tohi lubada ajakava puhkusetaotluste tagasi lükkamist ilma põhjenduseta. Mittefunktsionaalsed nõuded 1. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabeli kujul, mis kuvab töötaja puudumisi terve aasta kuupäevade kaupa, analoogiliselt nagu praegu RTIPis „Töö-tajate puhkuste ja osaluste graafik“. 2. RTIP peab kuvama puhkuste ajakava tabelit sellisel kujul, et on kasutusel erimär-gistus kinnitamata ja kinnitatud puudumiste jaoks.
kooskõlastusring 29x | Portaalis esitatud taotlus läbib kooskõlastusringi ja kinnitatud andmed jõuavad automaatselt süsteemi SAP ERP [8]. Mooduli administraator saab seadistada mooduli ärireegleid, sea-deid, klassifikaatoreid, malle ja dokumentide kooskõlastusringe . Kui ta on määratud kooskõlastajaks või kinnitajaks kooskõlastusringis , siis saab ta kooskõlastada või kinnitada dokumente. Töötaja saab teha erine-vates moodulites taotlusi või kui ta on kooskõlastusringis määratud kooskõlastajaks või 12 kinnitajaks, siis kooskõlastada või kinnitada dokumente. Töötaja roll on tegelikult üldisem, töötaja esitab puhkuse-taotluse, võib anda nii nõusolekut asendamiseks kui osaleda kooskõlastusringis kooskõlas-taja või kinnitajana. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid . Kooskõlastaja Kooskõlastab puhkusetaotlusi, kui ta on määratud kooskõlastusringi , kooskõlastajaid võib kooskõlas-tusringis olla rohkem kui üks. Asutuse ärireeglitega saab määrata, et osad protsessi etapid jäävad läbimata, näiteks ei määrata töötajatele puhkuse ajaks asendajat, puhkuste haldur ei kontrolli puhkusetaotlusi enne kinnitamist, kooskõlastusringis on ainult kinnitaja. Vajadusel kooskõlastajate ja kinnitajate muutmine Töötaja saab vajadusel muuta ja lisada oma puhkuse kooskõlastajaid, kui kooskõlastusringi seadistamisel on lubatud, siis muuta ka kinnitajat. Kooskõlastusringi üle vaata-mine ja vajadusel muutmine Saab vaadata üle nii eelnevad kui ka järgnevad koos-kõlastajad, järgnevaid saab vajadusel muuta või li-sada. Puhkusetaotluse kooskõlasta-mine Kooskõlastaja valib puhkusetaotluse kooskõlasta-mise ja puhkusetaotlus saadetakse kooskõlastusringi järgmisele osalejale. Kui puhkusetaotlus on saadetud kooskõlastusringile , aga ei ole veel kinnitatud, seni saab võtta puhkusetaotluse tagasi. Kooskõlastusringis määratakse ära töötajate sihtgrupp ja menetlussammud, millises järjekorras ja kes peab dokumendi kooskõlastama või kinnitama. Praegu on kooskõlastaja ja kinnitaja roll küllaltki sarnased, kinnitaja on kooskõlastusringis viimane kooskõlastaja, peale mida töötaja puhkuseandmed liiguvad SAP ERPi. Järgmised kooskõlastusringi liik-med oleks kõik kinnitaja rollis. Autori arvates saab puhkuste ajakava uuendatud protsessi puhul kasutada juba asutuses sea-distatud kooskõlastusringi . 24 Muudatuseks oleks see, et kooskõlastusringide sammude täitjad saaksid puhkuste ajakava kontrollimiseks mugava võimaluse, mis võiks olla tabeli kujul. Eelnevalt kirjeldatule analoogiline võiks olla tabelivaade, mis avaneb koos-kõlastusringi sammu täitjale puhkuste ajakava kontrollimisel. Selles tabelis oleksid kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostajaks või kinnitajaks kooskõlastusringis osaleja on, samal ajal puuduksid ülejäänud asutuse töötajad. TOPLISe ja RTIPi kooskõlastusringid ei pruugi olla samad ja tööajakava planee-rija ja puhkuste ajakava koostaja võivad olla erinevad töötajad. Nimelt kooskõlastusringi menetlusrollide täitjate vali-mine on võimalik struktuuripuust, kus on kogu asutuse ametikohad ja neid ametikohti täit-vad töötajad. Koosta-misel, kooskõlastamisel või kinnitamisel puhkusetaotluse võib töötaja tagasi võtta ilma, et 26 see läbiks kooskõlastusringi , juba kinnitatud puhkuse tagasivõtmine või muutmine toimub kooskõlastusringi läbimisega. Töötaja saab teha tavalise puhkusetaotluse ja saata koos-kõlastusringile ning aktsepteerida koostaja muudatusettepaneku. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid . Eraldi saab vaadata, millised puhkusetaotlused on kinnitaja eelnevalt tagasi saatnud ja millised nen-dest on uuesti kooskõlastusringilt kinnitamisele jõudnud. Ta võib oodata, et kooskõlas-tusringilt jõuavad uuesti temani puhkusetaotlused, mis ta saatis tagasi.
puhkus 282x | Sissejuhatus Asutustes ja ettevõtetes koostatakse jooksva aasta esimese kvartali jooksul puhkuste ajakava ehk töötajate puhkuste graafik. Selle koostamine võib olla päris suur probleem, sest ena-masti töötajad tahavad puhata suvel, aga tööandja huvides on, et tööprotsess puhkuste pe-rioodi tõttu ei kannataks. Töölepingu seadus ütleb, et puhkuste ajakava koostamisel tuleb arvestada töötaja soove, mis on mõislikult ühitatavad tööandja huvidega. Töötajate puhkuste kasutamisel on rida reegleid, millest osad tulenevad töölepingu seadusest, osad võivad olla asutuste kehtestatud, et töötajate puhkuste kasutamist paremini ja õiglasemalt korraldada. Üheks portaali osaks on tavaliselt töötajate puhkuste korraldamine, töötajad saavad teha avaldusi puhkusele minekuks ja juhid saavad neid kinnitada. Käesoleva töö üheks eesmärgiks on uurida, kui hästi vastab Riigitööaja Iseteenindusportaa-lis puhkuste ajakava koostamise äriprotsess seadusest tulenevatele nõuetele ja erinevate asu-tuste eripäradest tulenevatele vajadustele. Teiseks eesmärgiks on kavandada uus äriprotsess Riigitöötaja Iseteenindusportaalis puh-kuste ajakava koostamisel võimalikele esinevatele kitsaskohtadele lahenduste leidmiseks. Viiendas peatükis kirjeldatakse, millised nõuded on lähtuvalt Eesti seadusandlusest tööta-jate puhkuste ajakava koostamisele. Uuritakse internetipõhiste materjalide põhjal, millised on Eesti turul pakutavad töötajate iseteenindusportaalid, mis võimaldavad puhkuste ajakava koostamist. Kuuendas peatükis on Riigitöötaja Iseteenindusportaali puhkuste ajakava koostamise ärip-rotsessi kaardistus. Seitsmendas peatükis analüüsib autor, millistele seadusandlusest tulenevatele nõuetele ja asutusespetsiifilistele vajadustele praegune puhkuste ajakava koostaminse äriprotsess vas-tab ja millistele mitte. Kaheksandas peatükis on puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjeldus. 6 Üheksandas peatükis tuuakse välja nõuded, millele peaks vastama uus puhkuste ajakava koostamise funktsionaalsus, viiakse läbi kavandatava süsteemi riskianalüüs ja antakse soo-vitusi, mismoodi võiks käesoleva töö tulemusi rakendada praktikasse. Puhkuste ajakava – asutuste ja ettevõtete poolt jooksva aasta esimese kvartali lõpuks koos-tatav töötajate puhkuste graafik. Puhkuste ajakava tabel – töös kasutatav mõiste interaktiivse tabeli kohta, millest kasutaja saab ülevaate töötajate planeeritavatest puhkustest ja muudest puudumistest. RTIP – Riigitöötaja Iseteenindusportaal, RTK poolt hallatav infosüsteem puhkuste , kooli-tuste, lähetuste, majanduskulude ja varadega tehingute haldamiseks. Töötajate puhkuste ja osaluste graafik – tabel Riigitöötaja Iseteenindusportaalis töötajate puudumiste kohta. RTIPis on viis moodulit: puhkused , lähetused, koolitused, majanduskulud ja varad. Portaali puhkuste moodul võimaldab töötajal näha oma saadaolevate puhkusepäevade jääki, esitada puhkusetaotlust ja seda hiljem muuta. Kasutatud metoodika Töös on kõigepealt esitatud puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi kirjeldus ja selle hetke olukord (as-is vaade). Äriprotsessi tulevikuvaate loomisel on lähtutud töölepingu seadusest ja kasutatud veebis kättesaadavaid materjale puhkuste ajakava koostamise parimate praktikate kohta. Autoril oli võimalus tutvuda ühe asutuse puhkuste ajakava koostamise korraga ja osaleda kliendi-kohtumistel. Puhkuste ajakava koostamine 5.1 Puhkuste ajakava koostamise seadusandlusest tulenevad nõuded Puhkuste ajakava koostatakse vastavalt töölepingu seadusele (TLS) § 69 [14], kus on kirjas, et tööandja peab puhkuste ajakava töötajatele teatavaks tegema jooksva aasta esimese kvar-tali jooksul. Puhkuste ajakava koostamine võimaldab tööandjal tööd paremini kavandada. Seadus sätestab, et puhkuste ajakava koostamise õigus on tööand-jal arvestades samal ajal töötaja soove, mis on mõistlikult ühitatavad tööandja huvidega. Praktikas on seda sageli päris raske teha, sest paljud töötajad tahavad puhata just suvel, tööandja huvides on samal ajal, et ei tekiks olukorda, et töö tegemine märgatavalt kannatab töötajate puhkusel viibimise tõttu. Puhkused , mida ei määrata kindlaks puhkuste ajakavas, saab töötaja välja võtta teatades oma soovist tööandjale 14 kalendripäeva ette kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. See tähendab, et töötaja võib teatada oma puhkusele jäämise soovist e-kirjaga ja jääda seejärel kahe nädala pärast puhkusele , tööandja ei saa töötajale selleks takistusi teha [15]. Tööandja huvides on sellist olukorda pigem vältida ja sellepärast on oluline puhkused ära planeerida puhkuste ajakavas. TLS § 68 lg 5 põhjal saab põhipuhkust anda osadena üksnes poolte kokkuleppel ja vähemalt 14 kalendripäeva puhkust peab töötaja kasutama järjest. Seega kui töötaja puhkuse määrab tööandja, siis ei tohi ta puhkust jagada osadeks. Kui puhkuse osas saavutatakse kokkulepe, siis võib puhkust anda osadena, kuid vähemalt üks puhkuseperiood olema kindlasti 14 ka-lendripäeva või pikem [14]. Enne puhkuste ajakava koostamist on töötajal võimalik puhkusele jääda vaid poolte kokku-leppel, sest kuna puhkuste ajakava koostamise tähtaeg on 31.märts, siis ei saa enne seda öelda, et see on koostamata ja töötaja ei saa kasutada õigust minna puhkusele teatades sellest 14 kalendripäeva ette. Selline õigus on küll olemas töötajatel, kellel on seadusest tulenev õigus nõuda puhkust neile sobival ajal [15]. 5.2 Puhkuste ajakava koostamise võimalused turul olevate süsteemide abil Autor tegi internetipõhise taustauuringu peale RTIPi Eestis kasutusel olevate veebipõhiste töötajate iseteenindusportaalide kohta, kas ja kuidas nendes on võimalik koostada ettevõtte või asutuse puhkuste ajakava. On olemas ülevaatlik tabel, kus on detailselt välja toodud töötunnid, puudu-mised ja puhkused . Tööandja jaoks on olemas puhkuste haldamise funktsionaalsus, sealhulgas puhkuste ajakava koostamine [17]. Töötajate puhkustest on olemas tabelülevaade [19]. Puhkuste ajakava koostamise kohta ei ole konkreet-set informatsiooni, kuidas see on eespool nimetatud iseteenindusportaalide puhul lahenda-tud. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi hetkeolukorra kaar-distus 6.1 Selgitused hetkeolukorra kaardistuse juurde Selles peatükis on kirjeldatud RTIPis puhkuste ajakava koostamise põhiprotsess (as-is vaade). Joonisel 1 on kujutatud puhkuste ajakava koostamise etapid. Puhkuste ajakava koostamise etapid 6.2 Osalevad osapooled ja nende rollid Esmalt on tabelis 1 ära toodud äriprotsessis osalevad osapooled ja on kirjeldatud nende rol-lid. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Puhkuste haldur Saab teha mistahes puhkustega seotud toiminguid töötajate eest (kaasa arvatud puhkuste kinnitamine), saab teha päringuid puhkuste registris, kontrollib puhkusetaotlusi enne kinnitamist. 17 Osapool Roll Töötaja Saab sisestada puhkusetaotlust; valida asendajat ja muuta vajadusel oma puhkuse kooskõlastajaid; kui see on seadistustega lubatud, siis muuta oma puhkuse kinnitajat. Asendaja Asendab töötajat puhkuse ajal, annab nõusoleku töö-taja asendamiseks, võib asendamisest keelduda esi-tades põhjenduse. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava. Asutuse ärireeglitega saab määrata, et osad protsessi etapid jäävad läbimata, näiteks ei määrata töötajatele puhkuse ajaks asendajat, puhkuste haldur ei kontrolli puhkusetaotlusi enne kinnitamist, kooskõlastusringis on ainult kinnitaja. Puhkuste ajakava koostamine RTIPis Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks. 18 Tegevus Kirjeldus Puhkuseperioodide ja asenda-jate sisestamine Töötaja valib puhkuseperioodid ja asendajad puhkuse ajaks. Vajadusel kooskõlastajate ja kinnitajate muutmine Töötaja saab vajadusel muuta ja lisada oma puhkuse kooskõlastajaid, kui kooskõlastusringi seadistamisel on lubatud, siis muuta ka kinnitajat. Kooskõlastamine Kooskõlastamine toimub vastavalt alamprotsessile „Kooskõlastamine“ Puhkuste ajakava kontrollimine Täiendav automaatne kontroll tabelvaates enne kin-nitajale saatmist, et puhkused vastaksid asutuses kehtestatud reeglitele. Tabelvaade kujutab endast siin tabelit, mille veergudes on töötajad koos ameti-kohaga, struktuuriüksused, puhkuse liigid, puhkuste perioodid, puhkusepäevade arvud ja asendajad. Puhkuste ajakava kinnitamiseks saatmine Nupuvajutusega saadetakse kõik linnukesega märgi-tud puhkusetaotlused kinnitajale kinnitamiseks. Puhkuste ajakava ülevaatus Puhkuste üle vaatamine tabelvaates. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab märgistada tabelvaates puhkused ja kinnitada, tulemusena genereerib RTIP puhkuste ajakava dokumendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioodid majandustarkvarasse SAP ERP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud. Kooskõlastamine Tegevus Kirjeldus Puhkuseandmete üle vaatamine ja vajadusel muutmine Tööülesande avamisel avaneb puhkusetaotlus üle vaatamiseks, vajadusel saab puhkuse andmeid muuta. Töötajale jääb koosta-misel puhkusetaotlus puhkuste vahelehele. 20 Joonis 2 Puhkuste ajakava koostamine 21 Joonis 3. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi analüüs 7.1 RTIPi puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi sobivus seadusest tulenevate nõuetega Praegune äriprotsess arvestab enamiku puhkuste ajakava koostamise nõuetega. Saab määrata, millised puhkuseliigid kuuluvad planeerimisele puhkuste ajakavas. Kogu asutuse puhkuste ajakava saab kinnitada tervikuna või struktuuriüksuste kaupa, RTIP loob puhkuste ajakava dokumendi PDF-vormis ja saadab igale tööta-jale teate e-mailile, et tema puhkus kinnitati. Asutuse puhkuste administraator saab asutuse ärireeglites seadis-tada, kas asendaja määramise puhkuse ajaks on kohustuslik. Seega oleks vaja tööandjale tagada parem kontroll selle üle, kui paljudel töötajatel ja milliste oskustega on võimalik korraga puhkusele minna. Üldiselt on kliendid RTIPi puhkuste mooduliga väga rahul, see tuleb välja RTK poolt igal aastal korraldatavate kliendi rahulolu-uuringute põhjal [21]. Kui on mõnel asutusel spetsii-filised nõuded puhkuste ajakava koostamisele, siis praegu on olemas lisavõimalus asutuste jaoks koostada puhkuste ajakava muu tarkvara abil, näiteks kasutada selleks MS Excelit. 7.2 Probleemid praeguse puhkuste ajakava äriprotsessi juures Järgnevalt on välja toodud probleemid, mis autori arvates vajaksid lahendamist, et RTIP vastaks veelgi paremini nii seadusest tulenevatele, kui ka erinevate asutuste tööspetsiifikast tulenevatele puhkuste ajakava koostamise vajadustele. Praegune puhkuste ajakava koostamise lahendus ei võta arvesse tööandja huvi, et koguaeg oleks vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid tööl. Süsteem peaks või-maldama seda nõuet puhkuste ajakava koostamise ajal kergesti kontrollida. Kuna tööandjal on õigus ise töötajate puhkuseid määrata, siis peaks see olema süs-teemis lihtsasti tehtav. Samal ajal peab saama jälgida, et kinnitamisele ei läheks 23 tööandja poolt määratud puhkused , mis on planeeritud osadena ja millega töötaja ei ole nõustunud. Puhkuste ajakava koostamise protsessis tuleb tagada, et kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv saaks kindlasti planeeritud. Puudub funktsionaalsus, mis tagaks, et selleks õigust omavad töötajad saaksid kindlasti puhkusele jääda neile sobival ajal. 7.3 Puhkuste ajakava äriprotsessi täiustamise võimalused Järgnevalt kirjeldab autor, kuidas oleks võimalik täiustada praegust puhkuste ajakava koos-tamise äriprotsessi nii, et see vastaks kõigile puhkuste ajakava koostamise nõuetele ja sobi-tuks RTIPis olemasolevaga. Kaks erinevat lahendust peaks jääma kasutusele paralleelselt ja iga asutus saaks ise otsustada enne puhkuste ajakava koostamist, kumba ta kasutab. Puhkuste moodulis on kasutusel kolm dokumendiliiki: puhkusetaotlus, ajakava puhkuse-taotlus ja puhkuse muutmise taotlus. Kavandatava äriprotsessi puhul kaoks ära asendaja määramine ja puhkuste halduri roll üle-vaatajana enne puhkusetaotluste lõplikule kinnitamisele saatmist. Alles jääks võimalus, et puhkuste haldur või struktuuriüksuse juht saaks teha toiminguid töötajate eest nagu see on ka praegu nii. Tema vastutaks puhkuste ajakava õige koostamise eest ja tal oleks võimalik töötajate puhkuseid ise määrata ja saata töötajatele puhkuse muutmise ettepanekuid. Puhkuse muutmise ettepanek hõlmaks ka seda olukorda, kui töötaja ei ole üldse ajakava puhkusetaotlust esitanud. Nemad ei saaks töötaja puhkust ise muuta, saaksid ainult kinnitada või tagasi lükata koos põhjendusega koostajale. Koostaja saaks alates teatud kuu-päevast puhkuste ajakava tabeli sulgeda ja peale seda ei saaks töötajad enam oma ajakava puhkusetaotluseid muuta. Koostaja saaks kinnitamisele saata ainult kogu puhkuste ajakava tabeli korraga. Autori arvates saab puhkuste ajakava uuendatud protsessi puhul kasutada juba asutuses sea-distatud kooskõlastusringi. Koostaja saaks enne puhkuste ajakava lõplikku kinnitamist töötaja puhkuse tagasi võtta. 24 Muudatuseks oleks see, et kooskõlastusringide sammude täitjad saaksid puhkuste ajakava kontrollimiseks mugava võimaluse, mis võiks olla tabeli kujul. Tekiks võimalus tabelis ka-sutada automaatkontrolli, see tähendab, et kasutajal on võimalik käivitada süsteemi poolne kontroll, mis kontrollib puhkuste ajakava vastavust seadistatud reeglitele. Praegu on RTIPis igal töötajal võimalus vaadata enda asutuse töötajate puhkuste ja osaluste graafikut. Töötajate puhkused on rohelised, lähetused oranžid, koolitused lillad, muud puudumised sinised. Eelnevalt kirjeldatule analoogiline võiks olla tabelivaade, mis avaneb koos-kõlastusringi sammu täitjale puhkuste ajakava kontrollimisel. Selles tabelis oleksid kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostajaks või kinnitajaks kooskõlastusringis osaleja on, samal ajal puuduksid ülejäänud asutuse töötajad. 7.4 Lahendused eelnevalt välja toodud probleemidele puhkuste ajakava koostamisel RTIPis Järgnevalt on kirjeldatud lahendusvariandid iga eelnevalt välja toodud probleemi kohta. Automaatkontrolli rakendamine tagamaks, et vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid oleks vajadusel tööl Automaatkontrolli saaks rakendada selleks, et süsteem vastaks eelnevalt kirjeldatud vajadu-sele: kuna tööandja huvi on, et vastavalt vajadusele oleks teatud hulk nõutud oskustega töö-tajaid tööl, siis peaks süsteem võimaldama seda nõuet kergesti kontrollida puhkuste ajakava koostamise ajal. TOPLISe ja RTIPi kooskõlastusringid ei pruugi olla samad ja tööajakava planee-rija ja puhkuste ajakava koostaja võivad olla erinevad töötajad. Seda funktsionaalsust võiks ära kasutada selleks, et koostaja või kinnitaja saaksid enda menetluses olevast puhkuste ajakava tabelist moodus-tada töötajate gruppe. Sel juhul oleks näiteks va-jalik, et automaatkontroll kontrolliks, kui palju õpetajaid soovib puhkust planeerida õppetöö ajal. Töötaja puhkuse määramine tööandja poolt Tööandja võib enda vajadustest lähtuvalt määrata töötaja puhkuse , kui ta võimaldab tööta-jale puhkuse kasutamise täies ulatuses ja perioodideks jagamata. Puhkuse jagamiseks mit-meks perioodiks tuleb saavutada kokkulepe. Kui puhkuste ajakava kontrollimisel koostaja leiab, et lähtuvalt tööandja huvidest ei ole või-malik kõiki töötajate puhkusesoove täita, siis peaks tal olema võimalus töötaja puhkust muuta ja saata töötajale puhkuse muutmise ettepanek. Koostaja saaks seda teha alles siis, kui puhkuste ajakava on lukustatud ja töötaja ei saa ise enam oma ajakava puhkusetaotlust muuta. Kui töötaja ei ole üldse oma puhkusesoovi avaldanud, siis peaks tema puhkuse mää-rama koostaja. Koostaja saaks puhkuste ajakava tabelis avada sama ekraanivaate ja kehtiksid samad süsteemipoolsed kontrollid, mis töötajal endal. Töötaja saaks puhkuse muutmise ettepaneku kas aktsepteerida või tagasi lükata, võib jätta ka vastamata. Kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv peab saama kindlasti planeeritud RTIPis on töötajal võimalik luua nii puhkusetaotlusi, ajakava puhkusetaotlusi kui ka puhkuse muutmise taotlusi. Koosta-misel, kooskõlastamisel või kinnitamisel puhkusetaotluse võib töötaja tagasi võtta ilma, et 26 see läbiks kooskõlastusringi, juba kinnitatud puhkuse tagasivõtmine või muutmine toimub kooskõlastusringi läbimisega. Töötajate põhipuhkus on näiteks 28 päeva, aga asutus võib määrata väiksema või suurema arvu vastavalt sellele, kas on vaja, et kogu puhkus saaks planeeritud. Kui töötajal on põhipuhkuse jääk väiksem aja-kava reeglites seadistatust, siis peab ta puhkuste ajakavas planeerima kogu oma saadaoleva põhipuhkuse. Selle tõttu võib jääda osa puhkust 31. märtsiks planeerimata. Kui ajakava on suletud, siis lahenduseks oleks see, et koostaja parandab töötaja ajakava puhkusetaotluse vastavalt töötaja soovile ja saadab tööta-jale puhkuse muutmise ettepaneku. Kindlustamine, et selleks õigust omavad töötajad saaksid puhkuse neile sobival ajal Puhkuste ajakava tabelis võiks olla erimärgistus nende töötajate suhtes, kellel on õigus saada puhkus neile sobival ajal. See annaks koostajale märku, et nende töötajate puhkust ei peaks muutma. RTIP siis enam töötajal endal puhkusetaot-lust muuta ei laseks, aga koostaja saaks töötajale saata puhkuse muutmise ettepaneku. Uus funktsionaalsus peaks olema loodud nii, et kui töötajal on õigus saada puhkus endale sobival ajal, siis kinnitamisele ei liigu puhkusetaotlused, mis ei ole töötaja poolt aktsepteeritud. Koostaja saaks puhkuste ajakavas need töötajad samuti ära märgistada ja nende eelisõigusega arvestada. Selles protsessi etapis kuvatud hoiatu-sed oleksid ainult informeeriva iseloomuga, nendest hoolimata on võimalik puhkuste aja-kava kinnitada. Mingis ajavahemikus (näiteks 1. juuni kuni 31. august) saab iga töötaja kasutada maksimaalselt kolm nädalat puhkust . Kui töötaja puhkas juulis eelmisel aastal, siis käesolevaks aastaks ei saa ta juuli-kuusse puhkust planeerida. Ei ole lubatud kasutada põhipuhkust viisil, et järjestikuse puhkuseperioodi sees olevad nädalavahetused jäävad puhkusega katmata. Praegu on RTIPis võimalik seadistada puhkuse lühima osa minimaalne pikkus. Autori arvates võiks automaatkontrollis kindlasti olla võimalus kontrollida puhkuste aja-kava vastavust 1. ja 5. punktile eelnevast loetelust. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjel-dus Lähtuvalt ülevalpool kirjeldatud probleemidest praeguse puhkuste ajakava koostamise prot-sessi juures ja väljapakutud lahendusviisidest, koostas autor alljärgneva uue äriprotsessi kir-jelduse. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Töötaja Saab esitada puhkusetaotlust, saab aktsepteerida või tagasi lükata puhkuse muutmise ettepanekut. Koostaja Koostaja saab muuta töötajate puhkusi ja saata töö-tajatele puhkuse muutmise ettepanekuid, saab saata puhkuste ajakava kinnitamiseks. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks. Taotlust on võimalik kustutada ja teha uuesti seni kuni puhkuste ajakava ei ole veel suletud. Puhkuste ajakava kontrollimine Kontroll vastavalt alamprotsessile „Puhkuste aja-kava kontrollimine“. Puhkuste ajakava sulgemine Kui puhkusetaotluste esitamise tähtaeg on käes, siis koostaja sulgeb puhkuste ajakava, pärast seda ei saa töötajad enam puhkusetaotlusi muuta. Puhkuste ajakava muutmine erinevate variantide proovimi-seks Koostaja saab töötajate puhkuseperioode muuta, RTIP kontrollib, et muudatused vastaksid asutuse ärireeglitele, ajakava seadetele ja töötajal saada ole-vate puhkusepäevade arvule ning et töötajal ei oleks samal ajal juba puudumisi või asendamisi. Puhkuste ajakava salvestamine Puhkuste ajakava salvestamisel saadetakse neile töö-tajatele muutmisettepanek, kelle puhkuseperioodid muudeti. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Täiendav kontroll vastavalt alamprotsessile „Puh-kuste ajakava kontroll enne kinnitamist“. Puhkuste ajakava kinnitajale saatmine Koostaja saadab puhkuste ajakava järgmisesse etappi kinnitajale kinnitamiseks. 30 Tegevus Kirjeldus Vigade ja selgituste nimekirja ülevaatus Kinnitaja saab vaadata, millised vead ilmnesid puh-kuste ajakava kontrollil enne kinnitamisele saatmist, ja millised on koostaja poolt nendele antud selgitu-sed. Põhjenduse lisamine Kui koostaja leiab, et parandusi puhkuste ajakavas ei ole vaja teha, siis saab ta lisada sellekohase põhjen-duse. Puhkuste ajakava tagasi lükka-mine Kinnitaja saab märkida töötajad, kelle puhkus tuleks ümber muuta, ja lükata nende puhkusetaotlused ta-gasi lisades põhjenduse. Koostaja saab tööülesande, et puhkuste ajakava vajab üle vaatamist. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab kinnitada need puhkusetaotlused, mida ta muuta ei taha. Kui tegemist on viimase kinnita-jaga, siis genereerib RTIP puhkuste ajakava doku-mendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioo-did majandustarkvarasse SAP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud. Puhkuste ajakava kontrollimine Tegevus Kirjeldus Töötajate puhkuseperioodide vaatlus tabelis Kasutaja saab vaadata kõiki töötajaid, kelle puhkuste ajakava koostaja või kinnitaja ta on, ühes tabelis. 31 Tegevus Kirjeldus Automaatkontroll Saab käivitada automaatkontrolli, mis kontrollib puh-kuste ajakava vastavust asutuse reeglites seadistatule ja eelnevalt gruppide moodustamisel kehtestatud mii-nimumarvude täitmist. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Tegevus Kirjeldus Kohustuslikule reeglile vasta-vuse kontroll RTIP kontrollib, kas puhkuste ajakavas on vigu, mille tõttu seda ei saa kinnitada. Lisaks see, et ei oleks töötajaid, kelle puhkus on määramata. Puhkuste ajakava tabelis saavad töötajad erimärgistuse, kelle puhul vead ilmne-sid. Reeglile mittevastavuse ana-lüüs Koostaja saab iga RTIPi poolt leitud vea kohta otsus-tada, kas see takistab puhkuste ajakava kinnitamist või on vea eiramine põhjendatud. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess 33 8.4 Probleemid töötajatega, kellel on mitu ametikohta samas asutuses Probleeme tekitab see, et töötajatel võib olla samas asutuses mitu erinevat töökohta. Ka puhkuste ajakava koostamise protsessis käsitletakse neid täiesti erinevate andmeobjektidena. Samas kui töötaja ikkagi enamasti tahab puhata oma kõigi töökohtade pealt korraga, siis tuleks võimalusel vältida nende puhkuste muutmist koostaja poolt. Mõistlik oleks puhkus ka teiste struktuuriüksustega kooskõlastada juba en-netavalt enne puhkuste ajakava koostama asumist. Et koostajal oleks olemas informatsioon, kes töötajatest töötavad mitmel ametikohal, siis võiks olla puhkuste ajakava tabelis kuvatud ka töötaja teised ametikohad. Sel juhul tuleks muuta ka puhkuste ajakava koostamise Joonis 7. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Joonis 6. Puhkuste ajakava kontrollimine 34 protsessi. Töötaja ühekordselt esitatud puhkusetaotlus liiguks kõikide tema puhkuse koos-tajate ajakava tabelisse. Kui koostaja tahab mitme ametikohaga töötajale saata puhkuse muudatuse ettepaneku, siis ei liiguks see kohe töötajale vaid enne seda peaks see saama kinnituse teistelt koostajatelt juhul, kui töötaja erinevatel ametikohtadel on erinevad puh-kuste ajakava koostajad. Aga praegu on RTI-Pis kõik puhkused ametikohapõhised, nii et mitme ametikohaga töötajal on ka mitu puhku-setaotlust. RTIP peab võimaldama valida, kas puhkuste ajakava koostatakse praeguse või uue loogika järgi. RTIP peab muutma kooskõlastusringi rollid vastavalt sellele, kas on valitud prae-gune puhkuste ajakava koostamine või uus. RTIP peab võimaldama sulgeda puhkuste ajakava tabelit, peale mida ei saa enam esitada või muuta ajakava puhkusetaotlusi. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostaja ta on. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava kinnitaja ta on. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabelit, kus on ära toodud aja-kava puhkusetaotlused nii, nagu need olid saadetud enne tabeli sulgemist. Puhkuste ajakava tabelis peab saama kasutada filtreerimist. Puhkuste ajakava tabelit peab saama sorteerida. Puhkuste ajakava tabelit peab saama vaadata struktuuriüksuse-, grupi- ja töötajapõ-hiselt. Süsteem peab kuvama konkreetse kuupäeva kohta, kui palju töötajaid parasjagu filtreeritud töötajatest on tööl ja kui palju puhkusel . Puhkuste ajakava tabelit peab saama eksportida Excelisse. RTIP peab tähistama erimärgistusega töötajad, kellel on õigus saada puhkust neile sobival ajal. RTIP peab võimaldama kasutajal märkida, et töötajal on õigus saada puhkust talle sobival ajal. RTIP peab võimaldama kasutajal kustutada märget, et töötajal on õigus saada puhkust talle sobival ajal. RTIP peab tähistama erimärgistusega töötajad, kellel planeeritav puhkus on sises-tamata. RTIP peab kuvama erimärgistusega töötajad, kes ei ole aktsepteerinud puhkuse muutmise ettepanekut. RTIP peab võimaldama kasutajal vaadata töötaja planeeritud puhkuse üksikasju: puhkuse liik, periood, märkused, manused, saadaolev puhkus . RTIP peab töötaja puhkuseperioodide muutmist või lisamist lubama ainult kooskõ-las nii asutuses kehtestatud kui ka töötajapõhiste reeglitega (näiteks ei tohi võimal-dada muuta puhkust pikemaks kui on töötajal saadaolevate puhkusepäevade arv). RTIP peab võimaldama kasutajal vaadata töötaja eelmise aasta puhkusi . RTIP peab võimaldama kasutajal käivitada puhkuste ajakava automaatset kontrolli. RTIP peab võimaldama puhkuste ajakava tabeli muudatuste tühistamist selle sei-suni, mis oli peale eelmist salvestamist. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperiood muudetakse võrreldes ajakava puhkusetaotluses esitatuga. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperioode on muudetud peale eelmise muutmise ettepa-neku saatmist. RTIP peab võimaldama puhkuse muutmise ettepaneku aktsepteerimist. RTIP peab võimaldama puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lükkamist lisades sel-gituse. RTIP ei tohi lubada puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lükkamist ilma selgitu-seta. RTIP peab võimaldama vaadata töötajate puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lük-kamise selgitusi. RTIP peab võimaldama kontrollida puhkuste ajakava enne selle kinnitamisele saat-mist. Kontrollima peaks vähemalt, kas on töötajaid, kelle puhkus määramata, kelle põhipuhkus on jagatud mitmeks perioodiks või kellel on õigus saada puhkust en-dale sobival ajal ja kes ei ole aktsepteerinud puhkuse muutmise ettepanekut. RTIP ei tohi lubada saata kinnitamisele puhkuste ajakava, milles on vigu, mis ei võimalda puhkuste ajakava kinnitamist ja ei ole lisatud selgitust vea kohta. RTIP peab võimaldama kinnitada puhkuste ajakavas korraga kõigi töötajate puhkuse . RTIP peab võimaldama lisada põhjenduse, miks puhkuste ajakava lükatakse tagasi. RTIP peab võimaldama vaadata töötajaid, kelle puhkus on tagasi lükatud. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabeli kujul, mis kuvab töötaja puudumisi terve aasta kuupäevade kaupa, analoogiliselt nagu praegu RTIPis „Töö-tajate puhkuste ja osaluste graafik“. RTIP peab kuvama puhkuste ajakava tabelit sellisel kujul, et on kasutusel erimär-gistus kinnitamata ja kinnitatud puudumiste jaoks. Autor näeb, et selleks võiks olla muudatuste sisse viimine, mis võimaldavad töötajatele puhkuste ajakavas põhipuhkuse määramist tööandja poolt. Samas autori arvates ei ole nii olulised automaat-kontrolli funktsionaalsuse loomine ja süsteemi poolt kindlustamine, et eelisõigusega tööta-jad saaksid puhkuse neile sobival ajal. Erinevad puudumiste liigid peaksid olema märgitud erinevate tähtedega, näiteks puhkuse tähis „P“. Excel võimaldab filtreerimist, seega saab kasutaja välja filtreerida enda jaoks need töötajate grupid, kelle puhkusi ta koos vaadata tahab ja iga kuupäeva kohta lasta Excelil välja arvutada, kui palju on filtreeritud grupi töötajatest korraga puhkusel . Otsingut kasutades on võimalik leida kriitilised kuupäe-vad, millal puhkusel viibib korraga liiga palju töötajaid. Samuti saab sellisest tabelist filt-reerida konkreetse kuupäeva kohta, kes töötajatest on parajasti puhkusel ja kes mitte. Töös anti ülevaade, kuidas toimub puhkuste ajakava koostamine töölepingu seaduse põhjal ja mida selle juures peab silmas pidama. Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks. Töö eesmärk ka-vandada uus äriprotsess puhkuste ajakava koostamiseks RTIPis õnnestus saavutada.
| Sissejuhatus Asutustes ja ettevõtetes koostatakse jooksva aasta esimese kvartali jooksul puhkuste ajakava ehk töötajate puhkuste graafik. Selle koostamine võib olla päris suur probleem, sest ena-masti töötajad tahavad puhata suvel, aga tööandja huvides on, et tööprotsess puhkuste pe-rioodi tõttu ei kannataks. Töölepingu seadus ütleb, et puhkuste ajakava koostamisel tuleb arvestada töötaja soove, mis on mõislikult ühitatavad tööandja huvidega. Töötajate puhkuste kasutamisel on rida reegleid, millest osad tulenevad töölepingu seadusest, osad võivad olla asutuste kehtestatud, et töötajate puhkuste kasutamist paremini ja õiglasemalt korraldada. Nii maailmas kui ka Eestis on kasutusel suur hulk töötajatele mõeldud iseteenindusportaale personaliandmete haldamiseks ja erinevate töötajatega seotud tegevuste tegemiseks. Üheks portaali osaks on tavaliselt töötajate puhkuste korraldamine, töötajad saavad teha avaldusi puhkusele minekuks ja juhid saavad neid kinnitada.
| Puhkuste ajakava – asutuste ja ettevõtete poolt jooksva aasta esimese kvartali lõpuks koos-tatav töötajate puhkuste graafik. Puhkuste ajakava tabel – töös kasutatav mõiste interaktiivse tabeli kohta, millest kasutaja saab ülevaate töötajate planeeritavatest puhkustest ja muudest puudumistest. RTIP – Riigitöötaja Iseteenindusportaal, RTK poolt hallatav infosüsteem puhkuste , kooli-tuste, lähetuste, majanduskulude ja varadega tehingute haldamiseks.
| Puhkuste ajakava koostamine 5.1 Puhkuste ajakava koostamise seadusandlusest tulenevad nõuded Puhkuste ajakava koostatakse vastavalt töölepingu seadusele (TLS) § 69 [14], kus on kirjas, et tööandja peab puhkuste ajakava töötajatele teatavaks tegema jooksva aasta esimese kvar-tali jooksul. Puhkuste ajakava koostamine võimaldab tööandjal tööd paremini kavandada. Sellega planeeritakse ära töötajate jooksva aasta eest ette nähtud põhipuhkus ja eelnevate aastate eest kasutamata jäänud põhipuhkus, aga võib paika panna ka teised puhkuseliigid, näiteks lapsepuhkuse [15]. Seadus sätestab, et puhkuste ajakava koostamise õigus on tööand-jal arvestades samal ajal töötaja soove, mis on mõistlikult ühitatavad tööandja huvidega.
| Praktikas on seda sageli päris raske teha, sest paljud töötajad tahavad puhata just suvel, tööandja huvides on samal ajal, et ei tekiks olukorda, et töö tegemine märgatavalt kannatab töötajate puhkusel viibimise tõttu. Lisaks tuleb arvestada, et osadel töötajatel on õigus nõuda põhipuhkust endale sobival ajal, need töötajate grupid on kirjas TLS § 69 lg 7. Puhkused , mida ei määrata kindlaks puhkuste ajakavas, saab töötaja välja võtta teatades oma soovist tööandjale 14 kalendripäeva ette kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. See tähendab, et töötaja võib teatada oma puhkusele jäämise soovist e-kirjaga ja jääda seejärel kahe nädala pärast puhkusele , tööandja ei saa töötajale selleks takistusi teha [15]. Tööandja huvides on sellist olukorda pigem vältida ja sellepärast on oluline puhkused ära planeerida puhkuste ajakavas. Ajakava muutmine on hiljem võimalik, aga seda saab teha ainult poolte kokku-leppel [14]. TLS § 68 lg 5 põhjal saab põhipuhkust anda osadena üksnes poolte kokkuleppel ja vähemalt 14 kalendripäeva puhkust peab töötaja kasutama järjest. Seega kui töötaja puhkuse määrab tööandja, siis ei tohi ta puhkust jagada osadeks. Kui puhkuse osas saavutatakse kokkulepe, siis võib puhkust anda osadena, kuid vähemalt üks puhkuseperiood olema kindlasti 14 ka-lendripäeva või pikem [14]. Enne puhkuste ajakava koostamist on töötajal võimalik puhkusele jääda vaid poolte kokku-leppel, sest kuna puhkuste ajakava koostamise tähtaeg on 31.märts, siis ei saa enne seda öelda, et see on koostamata ja töötaja ei saa kasutada õigust minna puhkusele teatades sellest 14 kalendripäeva ette. Selline õigus on küll olemas töötajatel, kellel on seadusest tulenev õigus nõuda puhkust neile sobival ajal [15]. 5.2 Puhkuste ajakava koostamise võimalused turul olevate süsteemide abil Autor tegi internetipõhise taustauuringu peale RTIPi Eestis kasutusel olevate veebipõhiste töötajate iseteenindusportaalide kohta, kas ja kuidas nendes on võimalik koostada ettevõtte või asutuse puhkuste ajakava. - Wemply OÜ – Wemply Wemply kasutajaliidese abil töötaja saab teha puhkuseavalduse, juht saab selle kin-nitada. On olemas ülevaatlik tabel, kus on detailselt välja toodud töötunnid, puudu-mised ja puhkused . Võimalus on andmeid eksportida PDF ja Excel formaatides [16]. - LeanEst OÜ – StaffLogic StaffLogicus on olemas iseteenindus töötajatele, töötajatel on võimalus esitada aval-dusi ja jälgida enda ja osakonna töögraafikuid. Tööandja jaoks on olemas puhkuste haldamise funktsionaalsus, sealhulgas puhkuste ajakava koostamine [17].
| Joonisel 1 on kujutatud puhkuste ajakava koostamise etapid. Joonis 1. Puhkuste ajakava koostamise etapid 6.2 Osalevad osapooled ja nende rollid Esmalt on tabelis 1 ära toodud äriprotsessis osalevad osapooled ja on kirjeldatud nende rol-lid. Tabel 1. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Puhkuste haldur Saab teha mistahes puhkustega seotud toiminguid töötajate eest (kaasa arvatud puhkuste kinnitamine), saab teha päringuid puhkuste registris, kontrollib puhkusetaotlusi enne kinnitamist. 17 Osapool Roll Töötaja Saab sisestada puhkusetaotlust; valida asendajat ja muuta vajadusel oma puhkuse kooskõlastajaid; kui see on seadistustega lubatud, siis muuta oma puhkuse kinnitajat. Asendaja Asendab töötajat puhkuse ajal, annab nõusoleku töö-taja asendamiseks, võib asendamisest keelduda esi-tades põhjenduse. Kooskõlastaja Kooskõlastab puhkusetaotlusi, kui ta on määratud kooskõlastusringi, kooskõlastajaid võib kooskõlas-tusringis olla rohkem kui üks. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava. Antud äriprotsessi kaardistus kujutab olukorda, kui kõik eelnevalt kirjeldatud rollid on täi-detud. Asutuse ärireeglitega saab määrata, et osad protsessi etapid jäävad läbimata, näiteks ei määrata töötajatele puhkuse ajaks asendajat, puhkuste haldur ei kontrolli puhkusetaotlusi enne kinnitamist, kooskõlastusringis on ainult kinnitaja.
| Puhkuste ajakava koostamine RTIPis Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks.
| Kooskõlastamine Kooskõlastamine toimub vastavalt alamprotsessile „Kooskõlastamine“ Puhkuste ajakava kontrollimine Täiendav automaatne kontroll tabelvaates enne kin-nitajale saatmist, et puhkused vastaksid asutuses kehtestatud reeglitele. Tabelvaade kujutab endast siin tabelit, mille veergudes on töötajad koos ameti-kohaga, struktuuriüksused, puhkuse liigid, puhkuste perioodid, puhkusepäevade arvud ja asendajad. Puhkuste ajakava kinnitamiseks saatmine Nupuvajutusega saadetakse kõik linnukesega märgi-tud puhkusetaotlused kinnitajale kinnitamiseks. Puhkuste ajakava ülevaatus Puhkuste üle vaatamine tabelvaates. Puhkusetaotluse tagasi lükka-mine Kinnitaja saab puhkusetaotlusi tagasi lükata ainult ükshaaval, selleks avab ta tabelvaates topelt klõp-suga puhkusetaotluse ja valib tagasi lükkamise. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab märgistada tabelvaates puhkused ja kinnitada, tulemusena genereerib RTIP puhkuste ajakava dokumendi PDF kujul, saadab kinnitatud puhkuseperioodid majandustarkvarasse SAP ERP ja töötajatele e-maili, et nende ajakava puhkusetaotlus on kinnitatud.
| Töötajale jääb koosta-misel puhkusetaotlus puhkuste vahelehele. 6.4 Äriprotsessi töövoog Joonistel 2 – 4 on kujutatud äriprotsessi töövoog, mille kirjeldamiseks koostas autor BPMN tegevusdiagrammid. 20 Joonis 2 Puhkuste ajakava koostamine 21 Joonis 3. Kooskõlastamine Joonis 4. Puhkusetaotluse tagasi võtmine 22 7. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi analüüs 7.1 RTIPi puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi sobivus seadusest tulenevate nõuetega Praegune äriprotsess arvestab enamiku puhkuste ajakava koostamise nõuetega. 1. Ajakava koostamise tähtaja saab määrata. 2. Saab määrata, millised puhkuseliigid kuuluvad planeerimisele puhkuste ajakavas.
| Kogu asutuse puhkuste ajakava saab kinnitada tervikuna või struktuuriüksuste kaupa, RTIP loob puhkuste ajakava dokumendi PDF-vormis ja saadab igale tööta-jale teate e-mailile, et tema puhkus kinnitati. RTIPi sisse logides saab töötaja vaa-data kinnitatud puhkusetaotlust. RTIP võimaldab määrata igal töötajal oma puhkuseperioodiks asendaja ja küsida ka asen-daja nõusolekut selleks. Asutuse puhkuste administraator saab asutuse ärireeglites seadis-tada, kas asendaja määramise puhkuse ajaks on kohustuslik.
| Seega oleks vaja tööandjale tagada parem kontroll selle üle, kui paljudel töötajatel ja milliste oskustega on võimalik korraga puhkusele minna. Üldiselt on kliendid RTIPi puhkuste mooduliga väga rahul, see tuleb välja RTK poolt igal aastal korraldatavate kliendi rahulolu-uuringute põhjal [21]. Kui on mõnel asutusel spetsii-filised nõuded puhkuste ajakava koostamisele, siis praegu on olemas lisavõimalus asutuste jaoks koostada puhkuste ajakava muu tarkvara abil, näiteks kasutada selleks MS Excelit. Exceliformaadist saab andmed importida otse SAPi ja sealt omakorda liiguvad need RTIPi. Seda võimalust siiski palju ei kasutata. 7.2 Probleemid praeguse puhkuste ajakava äriprotsessi juures Järgnevalt on välja toodud probleemid, mis autori arvates vajaksid lahendamist, et RTIP vastaks veelgi paremini nii seadusest tulenevatele, kui ka erinevate asutuste tööspetsiifikast tulenevatele puhkuste ajakava koostamise vajadustele. 1. Praegune puhkuste ajakava koostamise lahendus ei võta arvesse tööandja huvi, et koguaeg oleks vajalik hulk nõutud oskustega töötajaid tööl. Süsteem peaks või-maldama seda nõuet puhkuste ajakava koostamise ajal kergesti kontrollida. 2. Kuna tööandjal on õigus ise töötajate puhkuseid määrata, siis peaks see olema süs-teemis lihtsasti tehtav. Samal ajal peab saama jälgida, et kinnitamisele ei läheks 23 tööandja poolt määratud puhkused , mis on planeeritud osadena ja millega töötaja ei ole nõustunud. 3. Puhkuste ajakava koostamise protsessis tuleb tagada, et kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv saaks kindlasti planeeritud. 4. Puudub funktsionaalsus, mis tagaks, et selleks õigust omavad töötajad saaksid kindlasti puhkusele jääda neile sobival ajal. 5. Olulisemad asutusespetsiifilised reeglid tuleks samuti võtta arvesse, mida praegu süsteem ei kontrolli. 7.3 Puhkuste ajakava äriprotsessi täiustamise võimalused Järgnevalt kirjeldab autor, kuidas oleks võimalik täiustada praegust puhkuste ajakava koos-tamise äriprotsessi nii, et see vastaks kõigile puhkuste ajakava koostamise nõuetele ja sobi-tuks RTIPis olemasolevaga.
| Kaks erinevat lahendust peaks jääma kasutusele paralleelselt ja iga asutus saaks ise otsustada enne puhkuste ajakava koostamist, kumba ta kasutab. Puhkuste moodulis on kasutusel kolm dokumendiliiki: puhkusetaotlus, ajakava puhkuse-taotlus ja puhkuse muutmise taotlus. Igaühe jaoks neist saab seadistada oma kooskõlastus-ringid. Kooskõlastusringis määratakse ära töötajate sihtgrupp ja menetlussammud, millises järjekorras ja kes peab dokumendi kooskõlastama või kinnitama. Kavandatava äriprotsessi puhul kaoks ära asendaja määramine ja puhkuste halduri roll üle-vaatajana enne puhkusetaotluste lõplikule kinnitamisele saatmist. Alles jääks võimalus, et puhkuste haldur või struktuuriüksuse juht saaks teha toiminguid töötajate eest nagu see on ka praegu nii.
| Tema vastutaks puhkuste ajakava õige koostamise eest ja tal oleks võimalik töötajate puhkuseid ise määrata ja saata töötajatele puhkuse muutmise ettepanekuid. Puhkuse muutmise ettepanek hõlmaks ka seda olukorda, kui töötaja ei ole üldse ajakava puhkusetaotlust esitanud. Järgmised kooskõlastusringi liik-med oleks kõik kinnitaja rollis. Nemad ei saaks töötaja puhkust ise muuta, saaksid ainult kinnitada või tagasi lükata koos põhjendusega koostajale. Koostaja saaks alates teatud kuu-päevast puhkuste ajakava tabeli sulgeda ja peale seda ei saaks töötajad enam oma ajakava puhkusetaotluseid muuta. Koostaja saaks kinnitamisele saata ainult kogu puhkuste ajakava tabeli korraga. Autori arvates saab puhkuste ajakava uuendatud protsessi puhul kasutada juba asutuses sea-distatud kooskõlastusringi. Esimene kooskõlastaja muutub koostajaks, ülejäänud kooskõ-lastajad saavad kinnitaja õigused. Koostaja saaks enne puhkuste ajakava lõplikku kinnitamist töötaja puhkuse tagasi võtta. See protsess oleks analoogiline praegusega, kui töötaja võtab puhkusetaotluse tagasi. 24 Muudatuseks oleks see, et kooskõlastusringide sammude täitjad saaksid puhkuste ajakava kontrollimiseks mugava võimaluse, mis võiks olla tabeli kujul. Tekiks võimalus tabelis ka-sutada automaatkontrolli, see tähendab, et kasutajal on võimalik käivitada süsteemi poolne kontroll, mis kontrollib puhkuste ajakava vastavust seadistatud reeglitele. Praegu on RTIPis igal töötajal võimalus vaadata enda asutuse töötajate puhkuste ja osaluste graafikut.
| Töötaja puhkuse määramine tööandja poolt Tööandja võib enda vajadustest lähtuvalt määrata töötaja puhkuse , kui ta võimaldab tööta-jale puhkuse kasutamise täies ulatuses ja perioodideks jagamata. Puhkuse jagamiseks mit-meks perioodiks tuleb saavutada kokkulepe. Kui puhkuste ajakava kontrollimisel koostaja leiab, et lähtuvalt tööandja huvidest ei ole või-malik kõiki töötajate puhkusesoove täita, siis peaks tal olema võimalus töötaja puhkust muuta ja saata töötajale puhkuse muutmise ettepanek. Koostaja saaks seda teha alles siis, kui puhkuste ajakava on lukustatud ja töötaja ei saa ise enam oma ajakava puhkusetaotlust muuta. Kui töötaja ei ole üldse oma puhkusesoovi avaldanud, siis peaks tema puhkuse mää-rama koostaja. Saaks ära kasutada juba praegu RTIPis olemasolevat funktsionaalsust, mis on kasutusel töötaja puhkusetaotluste sisestamisel. Näide selle kohta on lisas 3. Koostaja saaks puhkuste ajakava tabelis avada sama ekraanivaate ja kehtiksid samad süsteemipoolsed kontrollid, mis töötajal endal. Töötaja saaks puhkuse muutmise ettepaneku kas aktsepteerida või tagasi lükata, võib jätta ka vastamata. Süsteem peab tagama, et kinnitada ei saa ajakava puhkusetaotlusi, milles puhkuseperiood on jagatud mitmeks osaks ja mida töötaja ei ole aktsepteerinud. Kogu puhkuste ajakava seadistustes määratud minimaalne puhkusepäevade arv peab saama kindlasti planeeritud RTIPis on töötajal võimalik luua nii puhkusetaotlusi, ajakava puhkusetaotlusi kui ka puhkuse muutmise taotlusi.
| Kui ajakava on suletud, siis lahenduseks oleks see, et koostaja parandab töötaja ajakava puhkusetaotluse vastavalt töötaja soovile ja saadab tööta-jale puhkuse muutmise ettepaneku. Töötaja saab teha tavalise puhkusetaotluse ja saata koos-kõlastusringile ning aktsepteerida koostaja muudatusettepaneku. Sel juhul RTIP veateadet ei annaks. Kindlustamine, et selleks õigust omavad töötajad saaksid puhkuse neile sobival ajal Puhkuste ajakava tabelis võiks olla erimärgistus nende töötajate suhtes, kellel on õigus saada puhkus neile sobival ajal. See annaks koostajale märku, et nende töötajate puhkust ei peaks muutma.
| Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saadab välja puhkuste ajakava koostamise tööülesande. Töötaja Saab esitada puhkusetaotlust, saab aktsepteerida või tagasi lükata puhkuse muutmise ettepanekut. Koostaja Koostaja saab muuta töötajate puhkusi ja saata töö-tajatele puhkuse muutmise ettepanekuid, saab saata puhkuste ajakava kinnitamiseks. Kinnitaja Kinnitab puhkuste ajakava. 8.2 Teostatavad tegevused ja toimingud Järgnevates tabelites 6 – 8 on selgitatud äriprotsessi töövoo joonistel kujutatud tegevused. Tabelis 6 on põhiprotsessi tegevused. Tabel 6. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tööülesande välja saatmine Puhkuste administraator saadab kõikidele töötajatele korraga tööülesande puhkuste ajakava koostamiseks.
| Taotlust on võimalik kustutada ja teha uuesti seni kuni puhkuste ajakava ei ole veel suletud. Puhkuste ajakava kontrollimine Kontroll vastavalt alamprotsessile „ Puhkuste aja-kava kontrollimine“. Puhkuste ajakava sulgemine Kui puhkusetaotluste esitamise tähtaeg on käes, siis koostaja sulgeb puhkuste ajakava, pärast seda ei saa töötajad enam puhkusetaotlusi muuta. Puhkuste ajakava muutmine erinevate variantide proovimi-seks Koostaja saab töötajate puhkuseperioode muuta, RTIP kontrollib, et muudatused vastaksid asutuse ärireeglitele, ajakava seadetele ja töötajal saada ole-vate puhkusepäevade arvule ning et töötajal ei oleks samal ajal juba puudumisi või asendamisi.
| Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Täiendav kontroll vastavalt alamprotsessile „Puh-kuste ajakava kontroll enne kinnitamist“. Puhkuste ajakava kinnitajale saatmine Koostaja saadab puhkuste ajakava järgmisesse etappi kinnitajale kinnitamiseks. 30 Tegevus Kirjeldus Vigade ja selgituste nimekirja ülevaatus Kinnitaja saab vaadata, millised vead ilmnesid puh-kuste ajakava kontrollil enne kinnitamisele saatmist, ja millised on koostaja poolt nendele antud selgitu-sed.
| Põhjenduse lisamine Kui koostaja leiab, et parandusi puhkuste ajakavas ei ole vaja teha, siis saab ta lisada sellekohase põhjen-duse. Puhkuste ajakava tagasi lükka-mine Kinnitaja saab märkida töötajad, kelle puhkus tuleks ümber muuta, ja lükata nende puhkusetaotlused ta-gasi lisades põhjenduse. Koostaja saab tööülesande, et puhkuste ajakava vajab üle vaatamist. Puhkuste ajakava kinnitamine Kinnitaja saab kinnitada need puhkusetaotlused, mida ta muuta ei taha.
| Ka puhkuste ajakava koostamise protsessis käsitletakse neid täiesti erinevate andmeobjektidena. Samas kui töötaja ikkagi enamasti tahab puhata oma kõigi töökohtade pealt korraga, siis tuleks võimalusel vältida nende puhkuste muutmist koostaja poolt. Mõistlik oleks puhkus ka teiste struktuuriüksustega kooskõlastada juba en-netavalt enne puhkuste ajakava koostama asumist. Et koostajal oleks olemas informatsioon, kes töötajatest töötavad mitmel ametikohal, siis võiks olla puhkuste ajakava tabelis kuvatud ka töötaja teised ametikohad. Edaspidi saab võibolla võimalikuks, et töötajal on küll mitu ametikohta asutuses, aga ta saab teha ainult ühe puhkusetaotluse. Sel juhul tuleks muuta ka puhkuste ajakava koostamise Joonis 7. Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist Joonis 6. Puhkuste ajakava kontrollimine 34 protsessi. Töötaja ühekordselt esitatud puhkusetaotlus liiguks kõikide tema puhkuse koos-tajate ajakava tabelisse. Kui koostaja tahab mitme ametikohaga töötajale saata puhkuse muudatuse ettepaneku, siis ei liiguks see kohe töötajale vaid enne seda peaks see saama kinnituse teistelt koostajatelt juhul, kui töötaja erinevatel ametikohtadel on erinevad puh-kuste ajakava koostajad. Nemad saaksid muudatuse vajadusel tagasi lükata. Kui nad on nõus ja kõik muutmise ettepaneku kinnitavad, siis liigub see edasi töötajale. Aga praegu on RTI-Pis kõik puhkused ametikohapõhised, nii et mitme ametikohaga töötajal on ka mitu puhku-setaotlust.
| RTIP peab võimaldama valida, kas puhkuste ajakava koostatakse praeguse või uue loogika järgi. 2. RTIP peab muutma kooskõlastusringi rollid vastavalt sellele, kas on valitud prae-gune puhkuste ajakava koostamine või uus. 3. RTIP peab võimaldama muuta esitatud ajakava puhkusetaotlust. 4. RTIP peab võimaldama sulgeda puhkuste ajakava tabelit, peale mida ei saa enam esitada või muuta ajakava puhkusetaotlusi. 5. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava koostaja ta on. 6. RTIP peab võimaldama kuvada kasutaja jaoks puhkuste ajakava tabelis korraga kõik töötajad, kelle puhkuste ajakava kinnitaja ta on. 7. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabelit, kus on ära toodud aja-kava puhkusetaotlused nii, nagu need olid saadetud enne tabeli sulgemist. 8. Puhkuste ajakava tabelis peab saama kasutada filtreerimist. 9. Puhkuste ajakava tabelit peab saama sorteerida. 10. Puhkuste ajakava tabelit peab saama vaadata struktuuriüksuse-, grupi- ja töötajapõ-hiselt. 11. Süsteem peab kuvama konkreetse kuupäeva kohta, kui palju töötajaid parasjagu filtreeritud töötajatest on tööl ja kui palju puhkusel . 12. Puhkuste ajakava tabelit peab saama eksportida Excelisse. 13. RTIP peab tähistama erimärgistusega töötajad, kellel on õigus saada puhkust neile sobival ajal. 14. RTIP peab võimaldama kasutajal märkida, et töötajal on õigus saada puhkust talle sobival ajal. 15. RTIP peab võimaldama kasutajal kustutada märget, et töötajal on õigus saada puhkust talle sobival ajal. 16. RTIP peab tähistama erimärgistusega töötajad, kellel planeeritav puhkus on sises-tamata. 17. RTIP peab kuvama erimärgistusega töötajad, kes ei ole aktsepteerinud puhkuse muutmise ettepanekut. 18. RTIP peab võimaldama kasutajal vaadata töötaja planeeritud puhkuse üksikasju: puhkuse liik, periood, märkused, manused, saadaolev puhkus .
| RTIP peab võimaldama puhkuste ajakava tabeli muudatuste tühistamist selle sei-suni, mis oli peale eelmist salvestamist. 31. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperiood muudetakse võrreldes ajakava puhkusetaotluses esitatuga. 32. RTIP peab saatma puhkuste ajakava salvestamisel puhkuse muutmise ettepanekud töötajatele, kelle puhkuseperioode on muudetud peale eelmise muutmise ettepa-neku saatmist. 33. RTIP peab võimaldama puhkuse muutmise ettepaneku aktsepteerimist. 34. RTIP peab võimaldama puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lükkamist lisades sel-gituse. 35. RTIP ei tohi lubada puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lükkamist ilma selgitu-seta. 36. RTIP peab võimaldama vaadata töötajate puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lük-kamise selgitusi. 37. RTIP peab võimaldama kontrollida puhkuste ajakava enne selle kinnitamisele saat-mist. Kontrollima peaks vähemalt, kas on töötajaid, kelle puhkus määramata, kelle põhipuhkus on jagatud mitmeks perioodiks või kellel on õigus saada puhkust en-dale sobival ajal ja kes ei ole aktsepteerinud puhkuse muutmise ettepanekut. 38. RTIP peab võimaldama vaadata enne kinnitamisele saatmist teostatud kontrollis leitud vigade ja nende selgituste nimekirja. 39. RTIP peab võimaldama selgituse lisamist leitud veale. 40. RTIP ei tohi lubada saata kinnitamisele puhkuste ajakava, milles on vigu, mis ei võimalda puhkuste ajakava kinnitamist ja ei ole lisatud selgitust vea kohta. 41. RTIP peab kuvama töötaja teisi ametikohti samas asutuses. 42. RTIP peab võimaldama kinnitada puhkuste ajakavas korraga kõigi töötajate puhkuse . 43. RTIP peab võimaldama valida töötajad ja kinnitada nende ajakava puhkusetaotlu-sed. 44. RTIP peab võimaldama valida töötajad ja lükata nende ajakava puhkusetaotlused tagasi. 45. RTIP peab võimaldama lisada põhjenduse, miks puhkuste ajakava lükatakse tagasi. 46. RTIP peab võimaldama vaadata töötajaid, kelle puhkus on tagasi lükatud. 37 47. RTIP peab võimaldama vaadata, kas tagasi lükatud puhkusetaotlus on jõudnud uuesti kinnitajani. 48. RTIP ei tohi lubada ajakava puhkusetaotluste tagasi lükkamist ilma põhjenduseta. Mittefunktsionaalsed nõuded 1. RTIP peab võimaldama vaadata puhkuste ajakava tabeli kujul, mis kuvab töötaja puudumisi terve aasta kuupäevade kaupa, analoogiliselt nagu praegu RTIPis „Töö-tajate puhkuste ja osaluste graafik“. 2. RTIP peab kuvama puhkuste ajakava tabelit sellisel kujul, et on kasutusel erimär-gistus kinnitamata ja kinnitatud puudumiste jaoks.
| Excel võimaldab filtreerimist, seega saab kasutaja välja filtreerida enda jaoks need töötajate grupid, kelle puhkusi ta koos vaadata tahab ja iga kuupäeva kohta lasta Excelil välja arvutada, kui palju on filtreeritud grupi töötajatest korraga puhkusel . Otsingut kasutades on võimalik leida kriitilised kuupäe-vad, millal puhkusel viibib korraga liiga palju töötajaid. Samuti saab sellisest tabelist filt-reerida konkreetse kuupäeva kohta, kes töötajatest on parajasti puhkusel ja kes mitte.
äriprotsess 46x | Käesoleva töö üheks eesmärgiks on uurida, kui hästi vastab Riigitööaja Iseteenindusportaa-lis puhkuste ajakava koostamise äriprotsess seadusest tulenevatele nõuetele ja erinevate asu-tuste eripäradest tulenevatele vajadustele. Teiseks eesmärgiks on kavandada uus äriprotsess Riigitöötaja Iseteenindusportaalis puh-kuste ajakava koostamisel võimalikele esinevatele kitsaskohtadele lahenduste leidmiseks. Uue äriprotsessi loomisel lähtutakse põ-himõttest, et kasutada võimalikult palju ära juba olemasolevat funktsionaalsust ja et uus funktsionaalsus sobituks olemasolevaga. Kuuendas peatükis on Riigitöötaja Iseteenindusportaali puhkuste ajakava koostamise ärip-rotsessi kaardistus. Selles kirjeldatakse osalevaid osapooli ja nende rolle ja koostatakse ärip-rotsesside töövoo joonised kasutades selleks mudeldamise standardit BPMN. Seitsmendas peatükis analüüsib autor, millistele seadusandlusest tulenevatele nõuetele ja asutusespetsiifilistele vajadustele praegune puhkuste ajakava koostaminse äriprotsess vas-tab ja millistele mitte. Kaheksandas peatükis on puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjeldus. Lühendid ja mõisted BPMN – (a standard Business Process Model and Notation) äriprotsesside mudeldamise standard. Kasutatud metoodika Töös on kõigepealt esitatud puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi kirjeldus ja selle hetke olukord (as-is vaade). Äriprotsessi tulevikuvaate loomisel on lähtutud töölepingu seadusest ja kasutatud veebis kättesaadavaid materjale puhkuste ajakava koostamise parimate praktikate kohta. Töö autor lähtus põhimõttest, et uue äriprotsessi rakendamisel kasutataks ära võimalikult palju RTIPis juba olemasolevat funktsionaalsust. Äriprotsesside kaardistamiseks on valitud äriprotsesside mudeldamise standard BPMN, ka-sutatud on selleks protsessianalüüsi käsiraamatut „ Avaliku sektori äriprotsessid“ [12] ja standardi kodulehe materjale [13]. BPMN osaks on märgistik äriprotsesside graafiliseks esi-tamiseks, mis on piisavalt intuitiivne ärikasutajale ja samal ajal saab sellega esitada protsessi tehnilist keerukust. Äriprotsesside töövoogude jooniste tegemisel on kasutatud modelleeri-misvahendi Signavio üliõpilastele mõeldud versiooni4. Töös on kirjeldatud nõuded, millele peaks RTIPi uus arendus vastama, mis võimaldaks rea-liseerida kavandatud äriprotsessi . Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi hetkeolukorra kaar-distus 6.1 Selgitused hetkeolukorra kaardistuse juurde Selles peatükis on kirjeldatud RTIPis puhkuste ajakava koostamise põhiprotsess (as-is vaade). Kirjeldatud on, kuidas äriprotsess toimub ühe puhkusetaotluse puhul. Puhkuste ajakava koostamise etapid 6.2 Osalevad osapooled ja nende rollid Esmalt on tabelis 1 ära toodud äriprotsessis osalevad osapooled ja on kirjeldatud nende rol-lid. Antud äriprotsessi kaardistus kujutab olukorda, kui kõik eelnevalt kirjeldatud rollid on täi-detud. 6.3 Teostatavad tegevused ja toimingud Järgnevates tabelites 2 – 4 on selgitatud äriprotsessi töövoo joonistel kujutatud tegevused. Järgnevas tabelis 4 on toodud selle äriprotsessi tegevused. 6.4 Äriprotsessi töövoog Joonistel 2 – 4 on kujutatud äriprotsessi töövoog, mille kirjeldamiseks koostas autor BPMN tegevusdiagrammid. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi analüüs 7.1 RTIPi puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi sobivus seadusest tulenevate nõuetega Praegune äriprotsess arvestab enamiku puhkuste ajakava koostamise nõuetega. 7.2 Probleemid praeguse puhkuste ajakava äriprotsessi juures Järgnevalt on välja toodud probleemid, mis autori arvates vajaksid lahendamist, et RTIP vastaks veelgi paremini nii seadusest tulenevatele, kui ka erinevate asutuste tööspetsiifikast tulenevatele puhkuste ajakava koostamise vajadustele. 7.3 Puhkuste ajakava äriprotsessi täiustamise võimalused Järgnevalt kirjeldab autor, kuidas oleks võimalik täiustada praegust puhkuste ajakava koos-tamise äriprotsessi nii, et see vastaks kõigile puhkuste ajakava koostamise nõuetele ja sobi-tuks RTIPis olemasolevaga. Kavandatava äriprotsessi puhul kaoks ära asendaja määramine ja puhkuste halduri roll üle-vaatajana enne puhkusetaotluste lõplikule kinnitamisele saatmist. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjel-dus Lähtuvalt ülevalpool kirjeldatud probleemidest praeguse puhkuste ajakava koostamise prot-sessi juures ja väljapakutud lahendusviisidest, koostas autor alljärgneva uue äriprotsessi kir-jelduse. 8.1 Osalevad osapooled ja nende rollid Tabelis 5 ära toodud äriprotsessis osalevad osapooled ja on kirjeldatud nende rollid. 8.2 Teostatavad tegevused ja toimingud Järgnevates tabelites 6 – 8 on selgitatud äriprotsessi töövoo joonistel kujutatud tegevused. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess Tegevus Kirjeldus Puhkuste ajakava seadete mää-ramine Puhkuste ajakava seadete all saab määrata ajakava puhkuse minimaalse alguse ja puhkusetaotluse esita-mise tähtaja, lisaks kirjutada teksti tööülesandele. Tabelis 7 on äriprotsessi „Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess“ alamprotsessi „Puhkuste ajakava kontrollimine“ tegevused. Tabelis 8 on äriprotsessi „Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess“ alamprotsessi „Puhkuste ajakava kontroll enne kinnitamist“ tegevused. 8.3 Äriprotsessi töövoog Joonistel 5 – 7 on kujutatud äriprotsessi töövoog, mille kirjeldamiseks koostas autor BPMN tegevusdiagrammid. Uus puhkuste ajakava koostamise äriprotsess 33 8.4 Probleemid töötajatega, kellel on mitu ametikohta samas asutuses Probleeme tekitab see, et töötajatel võib olla samas asutuses mitu erinevat töökohta. Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks. Selleks esitati kõigepealt äriprotsessi kirjeldus ja selle hetke olukord (as-is vaade). Protsessi analüüsi tulemusena kirjeldati uus täiustatud äriprotsess (to-be vaade). Mõlema vaate loomiseks kasutati äriprotsesside mudeldamise standardit BPMN.
| Kuuendas peatükis on Riigitöötaja Iseteenindusportaali puhkuste ajakava koostamise ärip-rotsessi kaardistus. Selles kirjeldatakse osalevaid osapooli ja nende rolle ja koostatakse ärip-rotsesside töövoo joonised kasutades selleks mudeldamise standardit BPMN. Seitsmendas peatükis analüüsib autor, millistele seadusandlusest tulenevatele nõuetele ja asutusespetsiifilistele vajadustele praegune puhkuste ajakava koostaminse äriprotsess vas-tab ja millistele mitte. Ühtlasi tuuakse välja võimalikud lahendused kitsaskohtadele. Kaheksandas peatükis on puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi tulevikuvaate kirjeldus.
| Töö autor lähtus põhimõttest, et uue äriprotsessi rakendamisel kasutataks ära võimalikult palju RTIPis juba olemasolevat funktsionaalsust. Äriprotsesside kaardistamiseks on valitud äriprotsesside mudeldamise standard BPMN, ka-sutatud on selleks protsessianalüüsi käsiraamatut „ Avaliku sektori äriprotsessid“ [12] ja standardi kodulehe materjale [13]. BPMN osaks on märgistik äriprotsesside graafiliseks esi-tamiseks, mis on piisavalt intuitiivne ärikasutajale ja samal ajal saab sellega esitada protsessi tehnilist keerukust. Äriprotsesside töövoogude jooniste tegemisel on kasutatud modelleeri-misvahendi Signavio üliõpilastele mõeldud versiooni4. Töös on kirjeldatud nõuded, millele peaks RTIPi uus arendus vastama, mis võimaldaks rea-liseerida kavandatud äriprotsessi .
| 6.4 Äriprotsessi töövoog Joonistel 2 – 4 on kujutatud äriprotsessi töövoog, mille kirjeldamiseks koostas autor BPMN tegevusdiagrammid. 20 Joonis 2 Puhkuste ajakava koostamine 21 Joonis 3. Kooskõlastamine Joonis 4. Puhkusetaotluse tagasi võtmine 22 7. Puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi analüüs 7.1 RTIPi puhkuste ajakava koostamise äriprotsessi sobivus seadusest tulenevate nõuetega Praegune äriprotsess arvestab enamiku puhkuste ajakava koostamise nõuetega.
| Töö uurimisteemaks oli, kui hästi Riigitöötaja Iseteenindusportaal võimaldab asutuste puh-kuste ajakava koostamist ja millised võimalused oleks selle aluseks oleva äriprotsessi täius-tamiseks. Selleks esitati kõigepealt äriprotsessi kirjeldus ja selle hetke olukord (as-is vaade). Protsessi analüüsi tulemusena kirjeldati uus täiustatud äriprotsess (to-be vaade). Mõlema vaate loomiseks kasutati äriprotsesside mudeldamise standardit BPMN. Töö eesmärk ka-vandada uus äriprotsess puhkuste ajakava koostamiseks RTIPis õnnestus saavutada.
tugiteenus 19x | Eestis on riigitöötajatele mõeldud töövahend Riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP), mille teenuse pakkumise ja arendamisega tegeleb Riigi Tugiteenuste Keskus. Kolmandas peatükis annab autor ülevaate Riigi Tugiteenuste keskuse loomisest ja praegu osutatavatest teenustest ning tutvustab Hollandi ja Belgia riigitöötajatele mõeldud iseteenindusportaalide kohta koostatud uuringuid. RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus. SAP ERP – Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt kasutatav finants-, personali- ja palgaarves-tuse tarkvara. TUTSE – riigi tugiteenuste tsentraliseerimise projekt. Taustainformatsioon 3.1 Riigi Tugiteenuste Keskus Riigi raamatupidamise ühtse teeninduskeskuse moodustamisega alustati Eestis 2009. aastal, mil valitsus arutas seda oma istungil. Alustatud projekti hakati nimetama tugiteenuste tsentraliseerimise pro-jekt ehk lühendatult TUTSE. Tegelikult ei läinud tugiteenuste tsentraliseerimine nii kiiresti kui alguses kavandati. Tekkinud asutuse nimeks sai Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK) [2]. RTK poolt osutatavad teenused ja tööjaotus teenindatava asutusega lepitakse kokku tugitee-nuste osutamise kokkuleppes ja selle lisades, sealhulgas pakutavate teenuste toimemudelites [3]. 2018. koostas Riigikontroll auditiaruande uurimaks riigiasutuste tugiteenuste tsentraliseeri-mise projekti tulemusi. Riigikont-rolli järeldus on, et riigiasutuste tugiteenuste tsentraliseerimine on olnud üldiselt tulemuslik, arvestuse kvaliteet on paranenud ja arvestus on muutunud efektiivsemaks. Riigikontrolli auditiaruande [4] põhjal läks tugiteenuste tsentraliseerimise projekt kallimaks kui alguses planeeriti ja suure osa sellest põhjustasid RTIPi arendustööd. Riigikontroll küsis arvamusi riigiasutustelt tugiteenuste tsentraliseerimise projekti kohta ja kõige positiivsemat tagasisidet sai RTIP. Riigikontroll annab auditis soovituse analüüsida, kas Riigi Tugiteenuste Keskuses juba kasutusel ja arendamisel olevaid infosüsteeme on võimalik rakendada ka teistes asutustes, et seeläbi soodustada üleriigilisi arendusi ja vältida olukorda, kus asutused hakkavad välja arendama eraldi süsteeme. Selle loomisel olid aluseks Riigi Tugiteenuste Keskuse kodulehel asuvaid RTIPi kasutusjuhendid [11]. Kaardistuse koostamisel on kasutatud Riigi Tugiteenuste Keskuse leheküljel [8] asuvaid RTIPi kasutusjuhendeid ja autori enda töökogemust RTK tarkvara konsultandina ja palgaarvestajana.
| RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus. SAP ERP – Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt kasutatav finants-, personali- ja palgaarves-tuse tarkvara. Standardtarkvara SAP Enterprise Resources Planning on toodetud SAP AG poolt. TOPLIS – riigiasutuste ühtne tööajaplaneerimise ja -arvestamise infosüsteem. TUTSE – riigi tugiteenuste tsentraliseerimise projekt. Töötajate puhkuste ja osaluste graafik – tabel Riigitöötaja Iseteenindusportaalis töötajate puudumiste kohta. 8 3. Taustainformatsioon 3.1 Riigi Tugiteenuste Keskus Riigi raamatupidamise ühtse teeninduskeskuse moodustamisega alustati Eestis 2009. aastal, mil valitsus arutas seda oma istungil.
seadistama 12x | Mooduli administraator saab seadistada mooduli ärireegleid, sea-deid, klassifikaatoreid, malle ja dokumentide kooskõlastusringe. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid. Saab seadistada , et nõue – põhipuhkuse vähemalt üks periood peab olema 14 ka-lendripäeva või pikem, rakenduks ajakava puhkusetaotluse sisestamisel. Asutuse puhkuste administraator saab asutuse ärireeglites seadis-tada , kas asendaja määramise puhkuse ajaks on kohustuslik. Igaühe jaoks neist saab seadistada oma kooskõlastus-ringid. Autori arvates saab puhkuste ajakava uuendatud protsessi puhul kasutada juba asutuses sea-distatud kooskõlastusringi. Tekiks võimalus tabelis ka-sutada automaatkontrolli, see tähendab, et kasutajal on võimalik käivitada süsteemi poolne kontroll, mis kontrollib puhkuste ajakava vastavust seadistatud reeglitele. Oleks hea, kui saaks RTIPis ära kasutada TOPLISes juba seadistatud nõudeid. Seega ei saaks TOPLISes seadistatud vaja-like töötajate arvu RTIPis otse kasutada. Praegu on RTIPis võimalik seadistada puhkuse lühima osa minimaalne pikkus. Osalevad osapooled ja nende rollid Osapool Roll Asutuse puhkuste administraa-tor Seadistab oma asutuse ärireeglid, puhkuste ajakava seaded ja dokumentide kooskõlastusringid.
personalijuhtimine 7x | Üheks 9 näiteks on Hollandi teadlaste poolt 2017. aastal avaldatud uuring selle kohta, kas elektroo-niline personalijuhtimine (e-HRM) toob kaasa personalijuhtimise paranemise organisatsioo-nis. Oma uuringu teostasid nad Belgia ministeeriumis, kus elektroonilise personalijuhtimise projekt oli töös olnud seitse aastat. Uuringu järeldusi peavad ka uuringu läbiviijad triviaalseks, aga antud uuring oli esimene, mis tõestas empiiriliselt, et e-personalijuhtimise süsteemi loomisel tuleb seada personalijuh-timise sisuline pool tähtsamale kohale kui infotehnoloogiline pool. E-personalijuhtimise projektid peavad algama sellest, et organisatsioonis personalitöö eest vastutavad töötajad tagavad, et olemasolevad personalijuhtimise süsteemid on hästi ette valmistatud ja läbi aru-tatud enne, kui kasutusele võetakse tehniline e-keskkond. Edukaks e-personalijuh-timise süsteemi kasutusele võtmiseks on vaja, et arendatakse nii e-keskkonda kui ka tavalist personalijuhtimist [5].
lükkamine 9x | Asenduse tagasi lükkamine Asendaja sisestab põhjenduse ja valib tagasi lükka-mise . Puhkusetaotluse tagasi lükka-mine Kinnitaja saab puhkusetaotlusi tagasi lükata ainult ükshaaval, selleks avab ta tabelvaates topelt klõp-suga puhkusetaotluse ja valib tagasi lükkamise . Puhkusetaotluse tagasi lükka-mine Kooskõlastaja valib puhkusetaotluse tagasi lükka-mise , sisestab põhjenduse, puhkusetaotlus saade-takse tagasi töötajale korrigeerimiseks. Muutmisettepaneku tagasi lük-kamine Töötaja avab puhkusetaotluse, kirjutab põhjenduse ja lükkab muudatuse tagasi nupuvajutusega. RTIP peab võimaldama puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lükkamist lisades sel-gituse. RTIP ei tohi lubada puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lükkamist ilma selgitu-seta. RTIP peab võimaldama vaadata töötajate puhkuse muutmise ettepaneku tagasi lük-kamise selgitusi.