Tartu Ülikooli uute akadeemiliste töötajate sisekommunikatsiooni praktikad
Date
2015
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Tartu Ülikool
Abstract
Käesoleva bakalaureusetöö eesmärgiks oli välja selgitada Tartu Ülikoolis umbes ühe aasta töötanud akadeemiliste töötajate infovajadused sisekommunikatsiooni kontekstis, nende kommunikatsioonikanalite kasutamise praktikad ja üldine arusaamine sisekommunikatsiooni olemusest. Bakalaureusetöö uurimisobjektiks oli Tartu Ülikool, mis on tuntud ja tunnustatud ülikool nii Eestis kui ka välismaal, kuid mille akadeemilisi töötajaid on sisekommunikatsiooniga seonduvalt vähe uuritud. Töö autor püstitas eesmärgist lähtuvalt uurimisküsimused ja kasutas nendele vastuse saamiseks kvalitatiivset uurimismeetodit ning viis läbi kümme semistruktureeritud süvaintervjuud uute akadeemiliste töötajatega. Intervjuude analüüsimiseks kasutas autor horisontaalanalüüsi.
Uurimistöö tulemustest selgus, et uued akadeemilised töötajad näevad sisekommunikatsiooni kui Tartu Ülikooli erinevate üksuste ja institutsioonide ning juhtkonna ja töötajaskonna vahelist suhtlemist. Nende arusaamine kattub varasemate teoreetiliste käsitlustega ning ka TÜ kommunikatsioonitalitluse selgitusega. TÜ sisekommunikatsiooni eripärana nähti küll selle suurust ja killustatust erinevateks üksusteks, kuid teisalt toodi ka välja, et tegelikult käib kommunikatsioon TÜ-s ikkagi nagu mujal ja lähtub tavalise dialoogi reeglitest. Kuigi mõiste sisekommunikatsioon seletamisel ei toodud enda üksuse kommunikatsiooni esile, selgus intervjuudest, et tegelikult on just see uute akadeemiliste töötajate jaoks kõige vajalikum.
Sisekommunikatsioonil nähti suurt tähtsust muudatuste kommunikeerimisel, seda just pideva ja selge informatsiooni jagamisel. Toodi välja, et vahel ei suudeta olulisi teemasid piisavalt hästi kommunikeerida – info ei liigu organisatsiooni sees, vaid väljaspool seda ning tihti jääb arusaamatuks, miks saadud info on just sellisel kujul. Sellele võiks tähelepanu pöörata ja tagada oluliste teemade parem kommunikeerimine ülikoolis. Tuli välja, et ükski töötaja ei olnud varem kokku puutunud kommunikatsioonitalitlusega, mistõttu olid neil ka väga napid teadmised. Teisalt võiks see osakond olla nähtavam, et akadeemilised töötajad teaksid, miks nad üldse võiksid kommunikatsioonitalitlusega suhelda.
Uued akadeemilised töötajad vajavad kõige rohkem enda töö ja erialaga seonduvat informatsiooni, kuid ei saa seda tavaliselt üleülikoolilistest kanalitest, vaid enda üksuse seest. Probleemi infosaamise juures nähti selles, et tihti ei teata, kelle poole üldse pöörduda ja sellega on info saamine raskendatud. Uusi töötajaid võiks tööle asudes rohkem toetada, andes neile infot, kelle poole mingite küsimustega pöörduda ja mis võivad üldse olla akadeemilise töötaja töös olulisemad ette tulla võivad probleemid. Kuigi lõpuks saadakse informatsioon nagunii kätte, kiirendaksid koolitused, infotunnid või ka lihtsalt infovoldikud seda protsessi oluliselt. Kui tööle asumise hetkel sooviti saada peamiselt tööülesannetega seotud infot, siis olles umbes aasta töötanud, soovivad akadeemilised töötajad saada rohkem teada enesetäiendamise, ürituste ja koostööprojektide kohta ja seda ka teistest üksustest. Just sellisest infost ollakse üleülikoolilisel tasandil enim huvitatud. Olulisena tuli välja, et õppejõud hindavad väga tagasisidet ja näevad sellega seoses murekohti ÕIS-i tagasisidesüsteemil, mis on rohkem kommentaariumi moodi. Seega võiks edaspidi tegeleda ÕIS-i tagasiside andmise arendamisega, et see oleks tõsiseltvõetavam nii õppejõudude endi kui ka tudengite jaoks.
Kõige kasulikumaks peavad uued akadeemilised töötajad suhtlemisel e-kirja. Väga heaks peetakse ülikooli listide süsteemi ja üldise info saamisel peetakse efektiivseks infokirja. Väga oluline on ka silmast-silma suhtlemine, kuigi õppejõudude liikuvus võib silmast-silma suhtlemisele seada piiranguid, sest nad ei istu tavaliselt enda kabinetis laua taga, mistõttu on nende kättesaamine keerulisem. Näost-näkku suhtlemine on keerulisem ka uue töötaja jaoks, sest tööle asudes ei teata, kelle poole täpselt pöörduda, mistõttu üritatakse hakkama saada rohkem elektroonilisi kanaleid kasutades. Ka telefonisuhtlus, millel nähti peamiselt protsessi kiirendavat funktsiooni, ei pruugi õppetööga seotud töötajate puhul toimida, sest kasutada saab vaid mobiilisuhtlust ja näiteks loengute ajal ei saa telefonile vastata.
Kuna TÜ kodulehel navigeerimist peetakse väga keeruliseks, kasutatakse õige infoni jõudmiseks otsingumootori Google abi. Seega on vajalik tagada, et TÜ-ga seotud märksõnad tõusevad otsingumootoris hästi esile ja juhatavad õigesse kohta. Siseveebi kasutati valimisse kuulunud uute töötajate poolt väga vähe. Töötajate arvates on puudu kommunikatsioon selle osas, miks siseveeb on kasulik ning mida seal teha saab. Töö autor leiab, et teadlikkust saaks tõsta näiteks kohustusliku e-koolituse abiga, mis annaks võimaluse siseveebi funktsioone praktiseerida ja seda tundma õppida. Koolitus võiks lõppeda kohustusliku testiga, et tagada koolituse tõsiseltvõetavus. Üksustes võiksid olla ka nn siseveebi saadikud, kes seda propageeriksid erineval moel ja kelle poole saaks enda küsimustega pöörduda. Ebapiisavat kommunikatsiooni nähti ka lähetuste sisestamise ja kolme pakkumise süsteemi osas. Siingi toodi välja, et ei saada süsteemide vajalikkusest aru ja ei osata neid täpselt järgida. Ka siin võiks aidata aktiivsem kommunikatsioon nende teemade osas. Kui üleülikoolilisel tasandil mingite teemade seletamine on keeruline, võiks kommunikatsioonitalitlus koolitada inimesi üksuste sees, kes omakorda koolitaksid enda üksuse töötajaid.
Kuna uusi akadeemilisi töötajaid ei ole TÜ kontekstis varem praktiliselt üldse uuritud, leiab töö autor, et käesolev bakalaureusetöö võiks olla sisend edasisteks uuringuteks. Uurimusest kerkis esile mitmeid huvitavaid asjaolusid ja võimalikke probleeme, mida võiks tulevikus detailsemalt uurida.