Asjaajamise tulemuslikkuse hindamine: organisatsiooni vajadused ja dokumendihaldussüsteemi võimalused

Abstract

Magistritöö eesmärgiks oli moodustada asjaajamise tegevusest mudel, mis oleks aluseks tulemusindikaatorite väljatöötamisel. Asjaajamise efektiivsuse hindamine ning tulemusindikaatorid ei ole Eesti organisatsioonides üheselt arusaadavad. Efektiivsuse näitajate olemasolust arusaamiseks viisin läbi kvalitatiivse uuringu, milleks oli poolstruktureeritud intervjuu. Peamiseks eesmärgiks oli leida intervjuu käigus organisatsioonides enam levinud probleemid efektiivsuse hindamisel ning senise praktika põhjal hinnata võimalikke asjaajamise efektiivsuse kasvu mõõtmisvõimalusi. Organisatsioonide esindajaid intervjueerisin märtsis 2014. Tulemusteks olid väga erinevad vaated efektiivsuse hindamisele ning senisele praktikale, mis oli liialt ühekülgsed ning mitte tulemustele orienteeritud. Nende mõõtmistulemuste põhjal ei ole võimalik efektiivsusele tõetruud hinnangut saada. Kvantitatiivse uuringu läbiviimiseks teostasin andmeanalüüsi kahele uuringus osalenud organisatsioonile. Andmed on võetud dokumendihaldussüsteemide aruande keskkonnast ning nende andmete liigitus jagunes kaheks: a) dokumendid, b) tööülesanded. Andmete sisestusperioodiks oli 01.01.2013-31.03.2014. Andmete analüüsi põhjal tahtsin saada näitajad, mille järgi oleks võimalik hinnata efektiivsust. Kuna varasemad uuringud puuduvad ning pole ka samasisulisi teaduslikke vaatenurki, oli vajalik leida valemid, mis annaksid vaadeldavaid tulemusi. Uuringute tulemusel valmis mudel, mille koostamisel võtsin aluseks juhtimisteooria BSC mudeli. BSC mudel ja selle rakendamispõhimõtted haakuvad asjaajamisvaldkonnaga ning seetõttu pean seda mudelit sobivaks. Mudeli järgi on võimalik lisada tulemusindikaatorid ning nende arvutamismeetodid. Riiklikule organisatsioonile, kes teostab avaliku sektori asutuste andmete kogumist ning analüüsi soovitan välja töötada asjaajamise mõõtmiseks indikaatorid, mille järgi saaks efektiivsust hinnata.