Ettevõtte Atemix töötajate infosüsteemiga seotud vajaduste kaardistamine

Abstract

Informatsiooni haldamiseks on asutustes kasutusele võetud erinevat laadi infosüsteemid. Infosüsteemide üldine eesmärk on töödelda andmeid infoks ning koondada ja esitada, seda kasutajatele efektiivsel kujul, mis tähendab seda, et infosüsteem on erinevate tööprotsesside juures toetavaks töövahendiks, lihtsustades kasutajate tööd. Lõputöös keskendusin ettevõtte infosüsteemile, mis on loodud toetama organisatsiooni põhivaldkondade tööd ja infovahetust. Eesmärgiks oli välja selgitada ettevõtte erinevate töörollide vajadused, seoses ettevõtte infosüsteemiga Erply. Organisatsioonis on kolm erinevat sihtrühmade gruppi: põhikasutajad, automaatikud ja projektijuht, kellest süsteemi igapäevaselt kasutavad ainult põhikasutajad. Soovitakse liikuda aga selles suunas, et pärast tööprotsesside kaardistust kasutaksid süsteemi kõik töögrupid, vastavalt oma töölõikudele ja vajadustele. Samuti uurisin, kuidas praegu ettevõtte infosüsteemi organisatsioonis kasutatakse ning kuidas seda edaspidi efektiivsemalt teha, arvestades kõikide sihtrühmade vajadusi. Uurimistöö valimis oli kokku kuus ettevõtte Atemix töötajat, kes kõik oma töölõikudes vajaksid Erply’s olevat infot. Andmete kogumiseks viisin läbi individuaalsed poolstandardiseeritud intervjuud iga töötajaga. Vestlused transkribeerisin ja kodeerisin vastavalt eelnevalt püstitatud uurimisküsimustele. Uuring on praktilise väärtusega ning sellest tulenevalt on tulemused põhiliselt suunatud uuritud ettevõtte juhtkonnale, tuues välja konkreetse ettevõtte vajadused seoses ettevõtte infosüsteemiga ning pakkudes lahendusi edasiseks süsteemi arendamiseks ja valimiseks. Tulemuste analüüsimisel selgus, et ettevõtte Atemix töötajad näevad kasutusel olevat ettevõtte infosüsteemi eesmärki erinevalt. See on tingitud sihtrühmade erinevatest infosüsteemi kasutamise kogemustest ning teadmatusest, milliseid võimalusi süsteem pakub. Sellest tulenevalt on kasutajate hoiak süsteemi osas kartlik. Ühiselt mõistetakse, et infosüsteem soodustab töö efektiivset tegemist, kuid samas väheste kogemuste tõttu kardetakse süsteemi kasutada. Olulist rolli mängib kasutajate koolitamine, mida seni pole tehtud ning kuna põhikasutajad ei tööta tegelikult igapäevaselt kõikide valdkondadega süsteemis, siis puudub inimene, kes oskaks ühiselt õpetada uutele kasutajatele kõiki infosüsteemi funktsioone. Kasutajate vajadused on seotud nii infoga kui ka erinevate funktsioonidega, mida süsteem võiks pakkuda. Praegu toimetavad igapäevaselt süsteemiga põhikasutajad ning kogu infovahetus käib läbi nende, mistõttu teised ettevõtte töötajad süsteemiga tööd ei tee ja nende vajadustega arvestamine on väike. Kõik töötajad peale põhikasutajate pelgavad süsteemi kasutada, kuna ei tea mida seal täpselt teha saab ja kuidas. Intervjuudest ja protsesside kaardistustest selgus, et mitmedki funktsionaalsused, mis muudaksid töö tegemise lihtsamaks, on puudu. Suure probleemina toodi välja erinevate programmide ühilduvuse teema ning toodete juurde lisatavate failide ja lisainfo funktsiooni puudumine. Praegu vajaks süsteem nii tehnilisi kui ka sisulisi muudatusi ning kindlasti on oluline töötajate ühtne koolitamine ja juhendmaterjalide loomine. Leitud tulemuste põhjal on ettevõttel kolm võimalust leitud vajaduste täitmiseks: võimaluse korral küsida praegu kasutusel oleva süsteemi täiendusi ja lisaarendust Erply klienditoest, leida arendaja, kes suudaks Erply’le programmeerida juurde soovitud lahendused või leida turult täiesti uus süsteem, mis vastab kasutajate välja toodud vajadustele. Kuna praegused protsessid ja vajadused on kaardistatud lähtudes praeguse süsteemi kogemustest, siis oleks ettevõttel kindlasti lihtsam proovida arendada praegu kasutusel olevat süsteemi.