Siseveebi kasutamispraktikate analüüs Sisekaitseakadeemia näitel

Abstract

Käesoleva töö eesmärgiks uurida siseveebi kasutajakogemust praktikate kaudu ehk kas ja kuidas Sisekaitseakadeemia (SKA) siseveebi kasutatakse, milline on siseveebi tähendus jaoks töötajate jaoks, mida arvatakse siseveebi praegusest ülesehitusest ja disainist ning mida oodatakse siseveebilt enam. Bakalaureusetöö uurimisobjektiks on Sisekaitseakadeemia siseveebi. Sisekaitseakadeemia on siseministeeriumi haldusala kõrgkool, mis valmistab kutse-, kõrg- ja magistrihariduse tasemel ette spetsialiste Eesti sisejulgeolekuasutustele. Töö teoreetilises osa annan ülevaate tähtsamatest mõistetest nagu kommunikatsioon, organisatsioonikommunikatsioon, siseveeb ning selle funktsioon ja olulisus. Teoreetiline osa annan ülevaate ka Daud & Mohamed (2011), Lee & Kim (2009), Jacoby & Luqi (2007) ja Banck & Nyström (2005) siseveebi analüüsimeetoditest ning nende tulemustest ning kõrvutan neid Shove’i (2012), Levina & Vaasti (2005), Reckwitzi (2002) ja Orlikowski (2000) lähenemistega praktikate teooriatele ning näidetega. Bakalaureusetöös on kasutatud empiiriliste andmete analüüsimiseks kvalitatiivseid meetodideid. Empiirilise uuringu läbiviimiseks püstitasin järgnevad uurimisküsimused: 1. Milline on SKA siseveebi kasutamiskord? 2. Millised on siseveebi kasutamispraktikad? a) Materjal – Milline on SKA siseveeb? Mis on siseveebi puhul praktiline, mis mitte? b) Kompetents – Kas on olemas? Mida osatakse? Mida vajatakse? c) Tähendus – Millist tähendust omab siseveeb töötajatele? 3. Kuidas erineb SKA siseveebi kasutamiskord tegelikust kasutamispraktikast? 4. Millised on intervjueeritavate ootused praegusele siseveebile lähtuvalt kasutamispraktikate analüüsist? Analüüs põhineb dokumendi- ja intervjuuanalüüsidel. Analüüsisin SKA-s olemas dokumente, mis on siseveebiga seotud. Eesmärk oli anda ülevaade SKA siseveebi protsessidest ja leida märkeid aegade jooksul tehtud muudatustest siseveebis dokumenteeritud kujul. Dokumendianalüüsist ei tulnud välja ühtegi dokumenti, mis iseloomustaks praegust siseveebi, kuidas või milline see olema peaks ning seaks selle suhtes teatavaid piiranguid ja ettekirjutusi, nii disaini, tehnoloogia kui ka kasutuse suhtes. SKA siseveebiga seotud dokumentide nappusest lähtudes saan järeldada, et siseveebi osatähtsus on akadeemias ebaoluline ning seetõttu pole siseveebile ka vajalikul määral tähelepanu pööratud. Analüüsi tarbeks viisin läbi ka 2013. aasta aprillis 11 intervjuud akadeemia töötajatega. Lisaks sellele kasutasin seminaritööks tehtud kahte intervjuud – üks tavatöötajaga ja teine siseveebi haldajaga. Akadeemia siseveebi puhul saab intervjueeritavad jaotada kasutamissageduse järgi kolme kategooriasse: ei kasuta üldse (3 töötajat), kasutab minimaalselt (4), kasutab palju või väga palju (5 töötajat). Siseveebi haldajat käsitlen veel eraldi tihedalt kasutavate isikute grupis. Intervjuude eesmärk oli välja selgitada, millise materjalina näevad siseveebi intervjueeritud tavatöötajad ja siseveebi haldaja, millisena nad näeksid seda ideaalsel kujul ehk mida nad sooviksid siseveebi puhul muuta või samaks jätta, millist kompetentsi nad siseveebi kasutamiseks vajavad ning millist tähendust siseveeb nende jaoks omab. Lisaks tuli siseveebi haldaja intervjuust välja mismoodi ta ise näeb selle plusse ja miinuseid ja mida ta arvab tavakasutajate suhtumisest siseveebi ning kas ja milliseid muudatusi siseveeb vajab. Intervjuudest tulenevalt ei väljenda kasutamissagedus kasutuse meelepärasust. Enamus intervjueeritavaid on siseveebi suhtes rahulolematud. Intervjueeritud töötajate siseveebi kasutamissagedus sõltub nende ametikohast. Näiteks õppereferendid, administratiivtöötajad (eriti personali- ja arendusosakonnast) kasutavad seda väga palju, vähem puutuvad siseveebiga kokku juhid, õppejõud ja põhitöötajad. Intervjuude tulemuste põhjal saan väita, et intervjueeritud siseveebi kasutajad kui ka siseveebi haldaja, kasutavad siseveebi sarnaselt vähe. Nii töötajate kui ka haldaja meelest on siseveeb ajale jalgu jäänud ning on visuaalselt eemaletõukav ning nende jaoks ebaloogiliselt ülesehitatud keskkond, mida on raske igapäevatöös kasutada, kuid sellegipoolest peab siseveebi paratamatult osade tööga seotud asjaajamiste tõttu kasutama. Siseveebi kasutavad rohkem need, kel seda igapäevatöös vaja läheb, näiteks referendid. Juhid kasutavad siseveebi vähem. Samas leidus palju vastuolusid nii intervjueeritud töötajate kui ka haldaja arvamustes. Näiteks, kui haldaja meelest on siseveeb käepärane ja lihtsasti kasutatav, siis töötajate jaoks see seda valdavalt ei ole. Intervjueeritavad hindasid siseveebi kasutamise lihtsaks, ebamugavaks ja ebaloogiliseks ning veel iseloomustati praegust siseveebi dokumendiladestussüsteemina, kust ei leia tihtipeale vajalikke asju üles. Läbi viidud analüüsist tuleb välja, et siseveebi haldaja arvab, et töötajate jaoks on siseveeb lihtne, mugav ja arusaadav samas kui tavakasutaja arvab kõige suhtes hoopis vastupidi. Samuti eeldas haldaja, et töötajad kasutavad siseveebi suhteliselt palju, siis statistikast järeldub, et akadeemia töötajatest kasutab seda aktiivselt vaid 10-20% töötajatest ning suur osa kasutajatest ei tee seda vabatahtlikult vaid on selleks sunnitud tööülesannete tõttu. Tõsiasi on see, et praegusel hetkel on olukord selline, et need töötajad, kes on kauem akadeemias töötanud oskavad siseveebi kasutada, kuna on ära õppinud teatud viisid, mille abil endale vajalik informatsioon või näiteks dokument leida. Uued töötajad peavad märkimisväärses mahus ressursi panustama selleks, et siseveebi kasutama õppida. Intuitiivselt keskkonnas tegutseda on raske, sest selleks, et osasid aplikatsioone kasutada, peab teadma, kuidas seda teha. Kuna töötajate jaoks pole siseveeb eriti praktiline ega loogiline, siis puudub töötajatel ka soov ja oskus siseveebi kasutada, seega siseveeb ongi soiku jäänud ning puudulikust materjalist tulenev ka ebapiisav vastav kompetents. Nii tavakasutajad kui ka haldaja on ühte meelt, et siseveebi edaspidi arendades peaks arvesse võtma kasutajate kompetentsi ehk nende oskuseid ning erinevad ideid ja soove, sest arendusprotsessis kaasalöömine meelitaks ka inimesi seda rohkem kasutama tulevikus. Siseveebi peaks arendatama lähtuvalt kasutajasõbralikkusest ning kasutama kõiki selleks antud võimalusi. Praktikate teooriale omase lähenemine otstarbekus sai siinkohal taaskord tõestust – intervjueeritavate meelest peaks siseveebi arendades, rääkima teiste kasutajatega ja arvestatama nende arvamusi ja soove. Ühtlasi tuleks arvestada ka töötajate siseveebi kasutajaoskust kuna hetkeseisuga pole ka seda tehtud. Antud intervjuudest järeldub, et nii töötajate kui haldaja meelest peaks siseveebi tähtsus olema töötajate ja akadeemia jaoks suurem. Tähendus saab olla kas positiivne või negatiivne ja antud hetkel kaldub siseveebi tähendus akadeemia töötate puhul pigem negatiivse poole. Intervjueeritud töötajate jaoks peaks siseveeb olema nii töötajate kui akadeemia jaoks oluliselt tähtsam ja omama ulatuslikumat tähendust, kui lihtsalt dokumentide ladestussüsteem. Nii haldaja kui ka enamus intervjueeritavad leiavad, et töötajatele tooks siseveebi muutumine kaasa selle, et informatsioon oleks kättesaadavam ning parandades, tunneksid töötajad end ka organisatsiooni tasandil ühtsemana. Siseveeb on see, mis virtuaalsel tasandil kogu akadeemia töötajaid seob. Praktikad peaksid olema vastastikku sõltuvad kooslused materjalist, kompetentsist ja tähendusest, et tekiks siseveeb, mis oleks ühtlasi sisukas, lihtne ning töös olulisel kohal. Lähtuvalt uurimistulemustest saab aga väita, et akadeemia siseveebi puhul on kolme elemendi, materjali, kompetentsi ja tähenduse omavaheline seotus nõrk elementide puudulikkuse tõttu. Lähtuvalt analüüsi tulemustest on näha, et SKA siseveeb pole piisavalt sisukas, ülesehituselt praktiline ega kasutajasõbralik, mistõttu töötajate jaoks pole siseveebi kasutamine käepärane, töötegemise aspektist mitte-oluline ja seetõttu nad siseveebi tihtipeale ei kasutagi. Kui akadeemia siseveebi puhul võtta siseveebi muutmisel arvesse kasutamispraktikad ehk siseveebi ülesehituse, töötajate kasutamisoskused ja selle, mida siseveeb neile tähendab ning samas laiendades uurimust suuremale auditooriumile, saaksime siseveebi, mis oleks nii kasulik kui ka lihtne kasutada ja oleks töötegemisel oluliseks abiliseks.