Teabe käitlemine pärast juurdepääsupiirangu kehtivusaja lõppemist

Abstract

Lõputöö on kirjutatud teemal „Teabe käitlemine pärast juurdepääsupiirangu kehtivusaja lõppemist“. Teema valikul oli ajendiks autori seminaritöö raames läbi viidud uuring, mis tuvastas, et ministeeriumite dokumentide loetelu sarjadest on ca 11% sellised, milles sisalduva teabe osas isikul puudub teoreetiline võimalus põhiseadusest tuleneva informatsiooni saamise õiguse rakendamiseks. Lähtudes eelnevast on sõnastatud lõputöö eesmärk ja püstitatud uurimisküsimused. Valdkond on huvitav, kuna toob välja otsesed seosed dokumendihalduse valdkonna tegevuste ja isiku ühe põhiõiguse – informatsiooniõiguse – vahel ning autorile teadaolevalt ei ole seda teemat Eestis varem analüüsitud. Töö eesmärgi täitmiseks viidi ministeeriumite dokumendihalduse valdkonna spetsialistide seas läbi küsitlus. Saadud tulemused näitasid, mil määral valitusasutuste dokumendihalduse spetsialistid arvestavad dokumentide loetelu kui olulisima teabehaldust käsitleva dokumendi koostamisel teabe saamise õiguse põhimõttega. Töö teoreetilises osas kirjeldati informatsioonivabaduse põhimõtteid, juurdepääsupiirangu seadmise võimalusi ja tingimusi ning dokumentide säilitustähtaegade määramise kriteeriume ja olulisust teabele juurdepääsu tagamise seisukohast. Uurimistöö analüüsist selgus, mil viisil seostuvad omavahel isiku põhiõigus teabele ja dokumendihalduse tegevuspraktika dokumentidele säilitustähtaja määramise näitel. Uuringu tulemusena said vastused töös püstitatud uurimisküsimused. Selgus, et ministeeriumite dokumendihalduse valdkonna spetsialistid tõlgendavad avaliku teabe seaduse eesmärki kooskõlas seaduses nimetatuga, kuid eesmärgi saavutamiseks ei rakenda dokumendihalduslikke meetmeid piisaval määral. Seetõttu võib osa avaliku sektori teabest jääda alatiseks avalikkuse eest varjatuks, kuna selle teabe hävitamine toimub enne juurdepääsupiirangu kehtivusaja lõppemist. Autori arvates ei ole aga demokraatliku õigusriigi seisukohalt ega avatud ühiskonna põhimõtteid arvestades aktsepteeritav selline olukord, kus riigisektori teabe teatud osale rakendatakse meetmeid, mis suurendavad põhiõigusliku riive ulatust, kuigi kehtiv regulatsioon võimaldaks seda vältida. Autor esitas töös kolm ettepanekut, mille abil saaks dokumendihaldusalaste toimingute kaudu teabe saamise õiguse riive ulatust vähendada:  juhtida riigisektori asutuste dokumendihalduse valdkonna tähelepanu juurdepääsupiiranguga dokumentatsiooni sellisele säilitustähtaja pikkusele, mis põhjustab teabe avalikuks saamise võimatuse (nt seisuga 01.10.2015 oli Kaitseministeeriumi dokumentide loetelu 256 sarjast/allsarjast 73 sarja juurdepääsupiirangu ja 10-aastase säilitustähtajaga (Rootalu, 2016: 20), mis tähendab, et neis sarjades sisalduvad dokumendid on võimalik enne avalikustamise tingimuste saabumist hävitada) ning soovitada teabele säilitusaegade määramisel arvestada juurdepääsupiiragu kehtivusajast tulenevate erisustega;  muuta kohustuslikuks dokumentidele säilitustähtaja pikkuse määramisel juurdepääsupiirangu asutusesiseks kasutamiseks kehtivusajaga arvestamine, tagades seeläbi avaliku sektori dokumenteeritud teabe käsitluse ühtsetel alustel ja vähendades põhiõiguse riive ulatust;  Andmekaitse Inspektsioonil analüüsida juurdepääsupiiranguga teavet, mille säilimisajaks on määratud kuni 10 aastat, ja hinnata, kas nt paari aasta võrra pikema dokumentide säilitamiskohustusega kaasnev kulu asutusele on põhiõiguse riive suhtes põhjendatud. Antud uurimus on abiks dokumendihalduse spetsialistile vastava valdkonna korrastamisel; samuti võib uuring anda pädevatele järelevalveasutustele ülevaate võimalikest kitsaskohtadest riigiasutuste teabe avalikustamise põhimõtte järgimise tõlgendamisel. Autor tänab küsitluses osalejaid konstruktiivsete vastuste ning lõputöö juhendajat asjalike suuniste ja panustatud aja eest.