Sisekommunikatsiooni koordineerimine erinevate vastutusalade vahel – Eesti ministeeriumi näitel

Abstract

Strateegilise integreeritud kommunikatsiooni põhimõtteid, kontseptsioone ja elemente tuleks vaadelda holistiliselt, kuid siiski integreerituse ja samas ka taktikalisest perspektiivist (Barker 2013: 118) – see on põhimõte, mida on juurutatud ka antud magistritöös. Magistritöös käsitleti sisekommunikatsiooni koordineerimist strateegilise tegevusena, mis eeldab mitmete valdkondade integreeritust ning seda tehti tuginedes integreeritud kommunikatsiooni (IK) ning kommunikatsiooni kui organisatsiooni konstrueeriva nähtuse (KKO) teooriatele. Magistritöö eesmärgiks oli selgitada välja, kuidas ühes Eesti ministeeriumis sisekommunikatsiooni koordineeritakse ning kas ja milline on koordineerivate üksuste koostöö antud valdkonnas. Selleks vaadeldi, kuidas kommunikatsiooni koordineerivates või koordineerivat potentsiaali omavates üksuses oma tegevust eesmärgistatakse, mis ülesandeid reaalselt igapäevases toimimises ellu viiakse ning milline on kooskõla nimetatud aspektides. Teisalt uuriti, milline on tänane sisekommunikatsioonisüsteemi taust ning kuidas sellele tuginedes sisekommunikatsiooni koordineerimist ja koostööd parendada ning ministeeriumis integreeritud sisekommunikatsiooni poole liikuda. Töö eesmärgi täitmiseks viidi läbi kaheksa süvaintervjuud, milles osalesid avalike suhete, personali- ja üldosakonna esindajaid ning ministeeriumi kantsler. Intervjuumaterjalide kõrval vaadeldi dokumenteeritud olukorda osakondade põhimääruste ja ametijuhendite näol. Selgus, et kuigi üksuste üldeesmärke kirjeldati põhimäärustes oleva sarnaselt, on nii põhimäärused kui ametijuhendid ministeeriumis pigem staatilised dokumendid, mis pole eesmärgistamise aluseks. Eesmärgid kujunevad väiksematest tükkidest, tööplaanidest, kuid neid pole ühiselt osakonna sees, veel vähem osakondadevaheliselt läbi arutatud. Kommunikatiivsete eesmärkide puhul oli olukord sarnane – neid poldud kollektiivselt arutatud, need jäid pigem üldsõnalisele tasemele või polnud neid üldse püstitatud. IK ja KKO ühendamine aga eeldab, et integratsioonis on ühised eesmärgid püstitatud ja läbi arutatud ehk eesmärke ei kommunikeerita kui valmis produkte, vaid need luuakse integreerimise kaudu. Kuigi eesmärkide ühise seadmise praktika on ministeeriumis nõrk ning Dobrescu (2009) alusel on just asjaolu, et integreeritud kommunikatsioon ei ole organisatsiooni sihtide/eesmärkide keskmes ning pole sõnastatud integreeritud kommunikatsiooni eesmärke peamine integreeritud kommunikatsiooni blokeeriv faktor, ilmnes, et tegelikkuses täidavadkõik valimisse kuulunud üksused sisesuhtluse osas ja sellealases koostöös teatavaid funktsioone ning neid omistati ka teistele vaatlusalustele osakondadele. Vaatamata sellele, et eduka koostöö näitena tuli välja ürituskorraldus, kus üksused on valmis ületama oma selgesõnalisi funktsionaalseid piire, toimub see pigem põhimõttel „alati on nii olnud“ või teatava torkimise peale, kuid ei tulene strateegilisest planeeritusest või koordineeritusest. Praegu ollakse ministeeriumis veel integreeritud turundus-kommunikatsiooni lähenemisele omaselt pigem orienteeritud ja tegutsemas oskus- ja ülesannete põhisel suunal, kuid ei inkorporeerita kõiki kommunikatsiooniväljundeid ja –võimalusi, mida organisatsioonis ellu viiakse. Sisekommunikatsiooni integreerituse toimimisele ja üksuste koostöö potentsiaalile hinnangu andmiseks ja seeläbi koordineerimise arendamiseks on tarvilik vaadata ka, milline on pinnas, millest muudatusi soovitakse ellu viia. Käesolev uurimus on üks vahend, mis selle konteksti mõistmisse panustab. Ministeeriumi infovahetuse toimimist ja korraldatust hinnati keskmiseks, enim probleeme ilmnes info liikumisel ülevalt alla, peaaegu samaväärselt ka alt üles. Horisontaaltasandist räägiti vähem ning selle mõju osati ka vähem hinnata, enam leiti, et omavaheline suhtlus on toimiv. Kuigi intervjuudest ilmnes mitmeid juhtumeid, kus koostööd oleks saanud märksa efektiivsemalt koordineerida, ei ole see tugevalt mõjutanud osakondadevahelist suhtlust. Suhtlusfoon on pigem positiivne või neutraalne, negatiivseid aspekte nähakse personaalsetest mõjuritest, mitte süsteemsetest, struktuursetest puudujääkidest või kommunikatsiooniinimeste tegemata jäetud tööst tulenevalt. Sisesuhtluses omistati vastutav roll kõigile tasanditele, kuid enam sooviti näha ka kantsleri kui ministeeriumi juhi väljaastumist (seda nii normatiivselt kui „pai tegemisena“). Märkimisväärne roll, vastutus ja vabadus omistati sisekommunikatsiooniga tegelevale avalike suhete osakonna konsultandile. Seoses tema personaliosakonda üleminekuga eeldati ka kvalitatiivset tõusu sisesuhtluses. Seetõttu on oluline, et ministeeriumis realiseeritaks sisesuhtluse potentsiaal ning asutaks protsesse koordineeritult juhtida (seda ka avalike suhete konsultandi rollis). Kuna üksnes uurimusest ei piisa, et integreerituma sisesuhtluse poole liikuda, sest KKO alusel tuleb kommunikatsiooni konstrueeriv aspekt välja interaktsioon, siis on oluline reaalne käitumine ja dokumentide ellu äratamine. Seetõttu on antud magistritöö diskussiooni osas toodud välja ka ohud ja võimalused muutuste sisseviimisel ning mõningased soovitused, mis võiksid abistada koordineerivaid üksusi ja sisekommunikatsiooni eest vastutavat eksperti edasiste sammude tegemisel.