Mitme kasutajaga dokumendihaldussüsteemi juurutamine Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusala asutustes Rahvusarhiivi näitel
Date
2017
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Tartu Ülikool
Abstract
Elektrooniline dokumendihaldus on asutustes tänaseks valdavalt kesksel kohal. Suund on võetud süsteemide konsolideerimisele ja kohandamisele lihtsustamaks asutuste vahelist suhtlemist ning dokumentidega seonduvaid menetlusprotsesse. Detsembris 2013 võttis HTMi juhtkond vastu otsuse alustada dokumendihalduse konsolideerimist ministeeriumi haldusala asutustes (Rahvusarhiiv, Eesti Noorsootöökeskus, Keeleinspektsioon, Eesti Keele Instituut, Eesti Kirjandusmuuseum) eesmärgiga rakendada neis aastaks 2018 elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) PINAL.
Toetudes dokumendisüsteemi juurutamise metoodikale, keskendutakse lõputöö raames loodud EDHSi kohandamise protsesside mudelile, mille eesmärgiks on hinnata EDHSi juurutamise käigus tehtud süsteemikohandusi, nende mõju asutusele ja vastupidi. Hetkel kasutab HTMi EDHSi igapäevaselt kolm asutust ning ligi 450 kasutajat. Juurutusprojekti lõppedes, aastal 2018, peaks vastav arv küündima ca 750 kasutajani ja kuue asutuseni. Lõputöö peamiseks eesmärgiks oli eelkõige uurida Rahvusarhiivi, kui ühe HTMi haldusala asutuse, töötajate tööalaste harjumuste ja hoiakute mõju kasutusele võetud süsteemile, selle kohandamisele ning vastupidi. Samuti pakkus huvi süsteemi juurutamise mõju Rahvusarhiivi argisele toimimisele ning seos lõppkasutajate kaasamise ja hilisema süsteemi kasutamise vahel. Valimis oli kokku kaheksa Rahvusarhiivi töötajat, kes kõik osalesid EDHSi asutuste vahelises juurutusprojektis. Lõputöös on kasutatud kvalitatiivset uurimismeetodit, mille raames tehtud intervjuud viidi läbi silmast silma kohtumistel Tallinnas ja Tartus. Vestlused transkribeeriti ning kodeeriti kasutades kvalitatiivse ja segameetodi andmeanalüüsi tarkvara MAXQDA. Uuringu tulemused on põhiliselt suunatud dokumendihalduse valdkonna praktikutele tuues esile EDHSi juurutamisel ilmnenud kitsaskohad ning pakkudes praktilisi lahendusi nende optimeerimiseks.
Tulemuste analüüsimisel selgus, et Rahvusarhiivi töötajad näevad EDHSi kohandamist väga pika ning intensiivse ettevõtmisena. Lõppkasutajate hoiak on siiski uue EDHSi suhtes pigem objektiivne ning dokumendihalduse ja teabe loomise vahelisi jõujooni eristatakse üksteisest väga selgelt. Samuti mängib EDHSi juurutamisel suurt rolli olemasolevate tugisüsteemidega arvestamine ning hilisem omavaheline liidestamise võimalus. Intervjueeritavad peavad oluliseks, et juurutatavat süsteemi tutvustataks piisavalt detailset, õigeaegselt ning lõppkasutajale vastuvõetavas vormis. Süsteemiteadlikkus, jagunedes kaheks, hõlmab teadmist süsteemi olemasolust ning oskust süsteemi kasutada ja on väga tugevalt seotud koolituste metoodikaga. Asutuse argist toimetamist suunavad organisatsioonis heaks kiidetud normid, mistõttu on nendega arvestamine samuti väga oluline. Viimaste eiramine toob suure tõenäosusega kaasa EDHSi juurutamise põrumise. Lisaks sõltub töötajate hoiak kasutusele võetavasse süsteemi suuresti nende juurutusprotsessidesse kaasatuse tasemest. Rahvusarhiivi juurutusprojekti liikmetega tehtud intervjuudest selgub, et EDHSi juurutamisel on kõige olulisemaks just lõppkasutaja. Seega, vaatamata juhtkonna toetuse ning selgete kokkulepete olemasolule mõjutab lõppkasutajate kaasamine EDHSi juurutamist olulisel määral. Isegi, kui kasutajaid kaasatakse vaid kindlates etappides on juurutamise protsess sellest mõjutatud. Kui aga EDHS juurutatakse asutusse kasutajaid kaasamata on protsessi üldine tempo kiirem, kuid hilisemad kasutamisega seonduvad probleemid on garanteeritud.