Üldhariduskoolide dokumendiregistrite avaliku vaate vastavus avaliku teabe seadusest tulenevatele nõuetele

Abstract

Lõputöö on kirjutatud teemal “Üldhariduskoolide dokumendiregistrite avalikust vaatest leitava info vastavus avaliku teabe seadusele”. Töö eesmärgiks oli hinnata üldhariduskoolide dokumendiregistrite vastavust seadusest tulenevatele nõuetele. Töö teostamiseks külastasin koolide veebilehekülgi, suhtlesin koolidega e-kirja teel ning analüüsisin koolide dokumendiregistreid. 440 kooli dokumendiregistrist oli võimalik hinnata 262 registrit. Põhjused, miks ei olnud võimalik hinnata 178 kooli registrit, olid registri puudumine, puuduv info dokumendiregistri asukoha kohta või analüüsiks liiga väheste andmete hulk registris. Koolidesse saadeti e-kirjad, et selgitada registrite puudumise põhjuseid. Selgus, et üheks põhjuseks on ümberkorraldused dokumendihaldustarkvara vahetamisega seonduvalt. Samuti on mitmetes koolides pooleli arutelud omavalitsusega, milline on parim dokumendihalduse süsteem koolile. Lisaks ilmnes, et väikekoolides ei ole piisavat ajalist ressurssi, et tegeleda dokumendiregistritega. Suured erinevused dokumendiregistri olemasolus on riigi- ja munitsipaalkoolidel. Riigikoolidel on olemas dokumendiregister kõigil, kuigi ühe kooli registrit ei saanud töös hinnata. Seevastu munitsipaalkoolidel on dokumendiregister puudu 56-l koolil (73 kooli kohta puudub info). Tugevalt mõjutab dokumendiregistri olemasolu kooli suurus. Väikekoolidel on dokumendiregister puudu palju suurema tõenäosusega kui suurematel koolidel. Dokumendiregistrites on probleemiks puudulikud andmed dokumentide kohta ning samuti on probleeme dokumentidele juurdepääsuga. Suureks probleemiks on dokumentidele määratud juurdepääsupiirangud, mis tekitavad küsimusi, kas juurdepääsupiirangu alus on õigustatud. Juurdepääsupiiranguga seotud probleemid on väga suurel hulgal munitsipaalkoolidel, kuid enamasti pole see probleemiks riigikoolidel. Kokkuvõttes peab nentima, et vaadeldud üldhariduskoolide dokumendiregistritest paljud ei vasta AvTS-is kehtestatud nõuetele. Riigikoolide dokumendiregistrite tase on tunduvalt kõrgem kui munitsipaalkoolidel. Dokumendiregistrite täitmisel ei ilmnenud erinevusi sõltuvalt kooli suurusest.